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傳訊息時,怎麼讓自己聽起來更好?
更好,不等於更長、更華麗或更正式。一則訊息讀起來舒服,是因為目的清楚、只說一件真話,而且聽起來像是你對這個人會說的話。多半時候,你卡住的是這則訊息要做什麼,不是用字。
作者 Samet Durgun · Subtext 共同創辦人 · 閱讀時間 14 分鐘
· 更新於 2026年10月31日
回覆框開了十分鐘,你打了一行字,又刪掉。可能是一則道歉,可能是傳給星期六才認識的人的第一則訊息,可能是要回一句含糊的「嗨」,也可能是你已經擱了三個星期的那一則。我是 Subtext 的共同創辦人,我看過最常卡住的草稿,難的不在用字。難在寫的人還沒決定,這則訊息到底是要做什麼。如果對方剛收到壞消息,你要看的是不知道該說什麼時,到底該說什麼。這一篇談的是其他所有情況。後面有一次 Subtext 的真實執行,讀的是傳給星期六才認識的人的第一則訊息,裡面的邀約留了兩次退路,並附上它回傳的三個版本。
有兩件事得到研究支持,它們會改變你該把力氣花在哪裡。第一,你往往高估了自己的語氣在文字裡傳達得有多清楚,至少在諷刺、幽默和情緒上是這樣,因為你聽見的是自己原本想表達的語氣,而讀的人聽不見1。第二,修飾換到的東西,比看起來少。該用短字的地方用了長字,寫的人反而顯得比較不聰明,不是比較聰明2。在兩項關於安慰剛失去父母的人的實驗中,一則支持程度適中的訊息,和一則寫得非常詳盡的訊息,被評為差不多有效3。那是喪親,不是日常傳訊息,但方向一致:只要達到像樣的基本水準,再多下功夫,換到的也很少。所以要做的事是,先把目的弄對,達到基本水準,然後就停手。
你卡住的是一個決定,不是一個句子
問一個人想說什麼,他們通常會告訴你他們不想說什麼。不要顯得黏人。不要顯得冷淡。不要聽起來像在找藉口。這是一張要避開的清單,而光靠一串要避開的東西,是寫不出訊息的。
僵住本身很平常。一項涵蓋 50 項實驗的統合分析發現,平均而言,選項多並不會讓人不堪負荷4。後來的一項統合分析發現,當決定很困難、選項很複雜、你不確定自己要什麼,或你只想趕快結束的時候,比較容易出現選擇過載5。空白的訊息,大概符合第三種。你不是因為能用的字太多而動彈不得。你動彈不得,是因為還沒決定這則訊息要做什麼,所以每一份草稿,都是對照一個還不存在的目標在評分。做決定的那一部分,我在為什麼回一則簡單的訊息會這麼費力裡拆開談過,選擇方面的研究則在別再為了該傳什麼訊息想太多。
還有一件事,因為「焦慮」這個詞總會被扯進這一切。對一則訊息猶豫不決、改寫五遍、擔心它會怎麼被讀,這些都很正常,沒有任何一項是診斷。社交焦慮症是一種臨床狀況,帶來的功能損害是真實而且持續的,而美國國家心理衛生研究院也明確指出,偶爾的壓力和焦慮是正常的6。如果這種恐懼持續不退,已經妨礙到你的生活,那是該跟專業人士談的事,不是一篇文章能處理的。對其他人來說,空白的畫面是個決策問題,而決策問題有做法可循。
所以先做決定。你會為之掙扎的訊息,幾乎都是在做九種任務的其中一種。
- 安慰。對方遇到了難受的事。
- 修復。你傷了對方,或是有件事沒顧到。
- 降溫。氣氛緊繃,而你自己也還沒平復。
- 開場。你要和一個新認識的人展開互動。
- 把話接下去。對方傳來含糊的訊息,而你想讓對話繼續。
- 重新出現。你的回覆已經遲了。
- 請求。你需要對方給你點什麼,不論是工作上,還是安排行程上。
- 婉拒。你要說不,或是需要先暫停一下。
- 表示收到。你還沒辦法決定,而沉默正在變成一種訊息。
選一個。如果這則訊息同時在做兩件事,就選比較重要的那一個,另一個只用一句話帶過。一旦知道任務是什麼,措辭的問題就變小了。
三個動作,依序進行
點出那件事。說一句真話。然後問一個容易回答的問題,或是收尾。整個方法就這樣。
點出那件事。說出你在回應的是什麼:那場面試、昨晚的事、你擱太久的那則訊息。在五項研究裡,Packard 和 Berger 發現,回覆的員工使用具體的字詞時,顧客比較滿意,顧客把這當成對方有在聽的跡象7。「祝你星期五路考順利」勝過「祝你一切順利」。這是清單裡成本最低的一步,卻是人一緊張就會跳過的一步,因為說出一個具體的名詞,感覺像在表態。什麼樣的回覆,對方才會覺得被認真對待裡有完整的數字。
一句真話。你真正的立場或感受,用平實的字寫出來,不墊一層層修飾語。平實通常就夠了,上面那項喪親的研究就是這樣暗示的3。在 Oppenheimer 的五項實驗中,有三項把用字改得更複雜,結果讓讀者判斷寫的人比較不聰明,另外兩項則顯示,這個效果是經由文字有多難讀而產生的2。那些是文章,不是訊息,測的結果是聰明程度,不是溫暖,所以我只從中取走這一點:用字比較艱深,讓讀的人對寫的人評價較低。關鍵在「真」這個字。工具可以幫你找到那句話。它不該替你捏造一種你沒有的感受、一段你沒有的回憶,或是一個你並沒有許下的承諾。
一個問題,或是收尾。選哪一個,看任務而定。在即時對話裡,會針對對方剛說的話提問的人,往往比較討人喜歡,不過這背後的論文有部分受到質疑,我在談回覆的那篇文章裡講過8。對方不堪負荷的時候,一個問題就是多一件要做的事。「不用回」可能是比較體貼的收尾,沒有任何規定說每則訊息的結尾都要有一個問題。
如果這些你暫時都做不到,就先表示收到。「收到了,我今晚好好回你」能把沉默變成一個訊號,但有一個條件。沒有任何研究直接測試過這種暫時性的回覆,不過最接近的一項研究,點出了這個條件。Lew 等人讓 131 位美國成年人看了幾種版本的客服聊天。泛泛的回覆,明顯比具體的回覆差,而快速又泛泛的回覆,得分是所有版本裡最低的9。一則什麼都沒點名的暫時性回覆,看起來就像那個最糟的組合。「我看到媽媽生日的安排了,餐廳的事我明天回你」有點名了某件事,傳出去花的也是同樣的幾秒鐘。
修飾是在三個動作都就位之後,不是之前。配合對方的長度、刪掉浮誇的字、檢查句號,這些全都屬於第二輪,用在一則已經完成任務的訊息上。
實際長什麼樣子,一個情境一個情境來看
下面沒有哪一則是標準答案。每一則只是其中一條路,標出了任務,也標出改變結果的那個動作。表示收到的做法,上面已經談過,安慰有自己的一篇文章,最後一個例子,也就是確認對方的意思,則是適用於好幾種任務的動作。
修復。你昨晚對某個人說話很衝。
改前「如果我說的話讓你不開心,我很抱歉,我只是壓力很大。你可以原諒我嗎?」
改後「昨天晚上我對你說話太衝了,那樣不公平。對不起。我應該直接說我需要暫停一下的。晚點我可以打給你嗎?」
「如果……讓你不開心」把過錯移到對方的反應上,「你可以原諒我嗎?」則是要對方來安撫你。改後的版本點出你做了什麼、扛起責任、說明你下次會怎麼做,並提議通個電話。關於書面道歉的研究,在怎麼用訊息道歉。
降溫。吵完了,你還是很受傷。
改前「好吧。你覺得怎樣最好就怎樣。」
改後「我心裡還是有點受傷,但我不希望這件事一直橫在我們之間。明天等我們都冷靜一點,可以聊一聊嗎?」
單獨一句「好吧。」,不管句號多加了什麼,讀起來都像一扇門關上了。一個真實的感受,加上一個可以談的時間,既保持真實,又不會把吵架重新翻出來;而「重新翻出來」,正是吵架之後該傳什麼訊息在談的那個錯誤。
開場。對方是你星期六在工作坊認識的人。
改前「嗨~ 真的很開心認識你~~~ 我們一定要找時間出來玩~~」
改後「嗨,我是 Jules,星期六陶藝工作坊那個。你說的上釉小撇步救了我那只碗。下一堂你會去嗎?」
你是誰、一個具體的共同細節、一個容易回答的問題。改前的版本三樣都沒有,只有六個波浪號在代班。
把話接下去。對方傳來一個「嗨」。
改前「嗨。」
改後「嗨,收到你的訊息真好。半馬跑得怎麼樣?」
保持簡短,加一點點溫度,給對方一個可以回答的東西。對方回得很平,你也回得一樣平,對話就是這樣在沒有人決定要結束的情況下結束的。
重新出現。你把對方的訊息擱了三個星期。
改前「嗨嗨嗨~ 超級抱歉,最近生活真的瘋了哈哈」
改後「抱歉我消失了三個星期。你講搬家的那則訊息我有看,我很想聽聽搬得怎麼樣了。這個星期你有空通個電話嗎?」
一次道歉,接著證明你有讀過對方的訊息,再用一個問題把注意力轉回對方身上。為什麼這則訊息擱得越久越難送出,原因在為什麼明明想回的訊息,你卻就是回不了。
請求。一張沒有人回覆的請款單。
改前「依我上一封信所述,目前尚未收到您的回覆,在此再次提醒。」
改後「Alex 你好,想跟進 10 月 3 日那張請款單。可以請你告訴我,大概什麼時候會付款嗎?謝謝。」
指出具體的是哪一張、一個清楚的請求、平實的字。「再次提醒」和「尚未收到您的回覆」這類套語,不論你有沒有這個意思,都會被讀成在酸人,這正是被動攻擊的郵件談的主題。
婉拒。一個你不會去的邀請。
改前「我沒辦法去,因為我這個星期真的好漫長,人多的場合對我來說很吃力,而且我還要早起,然後我很抱歉,我希望你不要生氣……」
改後「真的很謝謝你邀請我。這次我先不參加,不過我很想下星期跟你喝杯咖啡。星期二可以嗎?」
理由可有可無。一個清楚的拒絕,加上一個替代方案,既避開冗長的解釋,也避開讓這個邀請繼續懸著的「下次再說」。工作版本在怎麼拒絕額外的工作。
確認,不要猜。對方回了「好吧」,你分不出那是什麼意思。
改前「好吧?」
改後「我不太確定這裡的『好吧』該怎麼讀。你的意思是這個安排你可以,還是你比較想改?」
說出你看不出什麼,再問對方是什麼意思,可以取代一個小時的重讀。一則短訊息實際承載多少,在這則訊息是什麼意思?。
這份清單刻意沒有安慰這項任務。消息很壞的時候,基本水準比其他任何地方都重要,而且證據的差異大到它有自己的一篇文章。
「聽起來更好」到底是什麼意思
問我怎麼讓自己聽起來更好的人,通常指的是兩件事之一,而且兩者方向相反。有些人想要聽起來更溫暖、不那麼突兀。有些人想要聽起來不那麼黏人、更沉穩。這兩群人都伸手去拿同一個解法,就是多寫一些字,而「多寫一些字」,正是研究不支持的那一個改變。
更長不等於更溫暖。Kemp、Kovacic 和 Beyersmann 請 200 位澳洲大學生,為朋友之間一到八個單字的訊息往來評分10。較長的訊息得到的負面評價稍微少一些,而到了六到八個單字,句號造成的差異就不再顯著。更長的訊息沒有測過,所以這項結果並不支持這種做法:有人問「星期四可以嗎?」,你卻回了六行字。那樣的回覆不會比「可以,到時候見」更溫暖。它只會讓讀的人得自己去找你的「可以」。
更正式也不會更好。長字的那項發現,指向同一個方向,這對第二語言的寫作者尤其重要,因為他們常常被教導,正式的英文是比較安全的選擇。「在此敬告您,目前的音樂音量過大。」是正確的,讀起來卻很冷。「嗨,我是住 4 樓的 Ana。晚上的音樂聲讓我睡不著,11 點以後可以麻煩你調小聲一點嗎?」比較短,也聽得進去。我要提醒一點:Kemp 的研究只納入母語為英文的人,所以它所呈現的慣例,並沒有被證明適用於第二語言的寫作者。我的英文訊息聽起來有禮貌嗎?談的是非母語的寫作者能檢查什麼、不能檢查什麼。
句號的影響是真的,但很小,而且很具體。Gunraj 等人請大學生為「Okay」和「Sure」(都接近「好」的意思)這類一個單字的回覆評分,有句號的版本在手機訊息裡被讀成比較不真誠,但在手寫便條裡不會11。這是關於簡短隨興回覆的發現,不是「句號很沒禮貌」的規則。而你常會在它旁邊看到的另一個說法,也就是驚嘆號讓回覆顯得更真誠,來自後來未發表的研究。完整的來龍去脈在句號會讓訊息聽起來像在生氣嗎?。想讓簡短的回覆帶著溫度,先多加一個詞,再去擔心那個句號;「好啊,聽起來不錯」比拿掉句號有用。好幾個驚嘆號會被讀成緊張,而在談哀傷或吵架的訊息裡,一個都不該有。
表情符號合得上才有用。在 Huh 對 260 位美國成年人做的實驗裡,和文字相符的表情符號,在與親近朋友的對話中,讓傳訊的人看起來更有回應感12。只有一項研究,用的是假設性的對話,表情符號也是特地挑來配合的。它並沒有證明表情符號能讓嚴肅的訊息更溫暖。跟著對方的用法走,大致不會錯太遠。
配合對方的風格,但有限度。Ireland 等人發現,語言中那些細小、無意識的部分,也就是代名詞和介系詞,兩個人的相似程度可以預測關係是否開始、能否持續13。這是相關性的研究。我沒有找到任何研究,測試過在訊息裡刻意模仿對方的俚語或表情符號,是否會讓對方更喜歡你,而我認為那讀起來像在模仿。配合對方的長度和正式程度。對方的詞彙,不要去碰。
平實的字。這一條是最能通用的。刪掉那個你因為聽起來比較嚴肅才去拿的同義詞。刪掉擺在感受前面的修飾語。刪掉「只是」。刪完之後,訊息還是說出了你的意思,那些就是贅字。
這些線索,沒有哪一個比它所裝飾的那個動作更重要。標點用得再漂亮,只要略過那個具體的名詞、閃掉那句真話,這則訊息仍然沒有完成它的任務。
Subtext 會針對這份清單裡的一部分來讀你的草稿。它會標出可能讀起來嚴厲、冷淡、被動攻擊、含糊或過度道歉的字詞,並說明原因,而要改什麼,仍由你決定。
工具什麼時候有幫助
AI 的協助能讓擬稿更快,用標準建議的話,字句也會更正向,不過當對方起疑的時候,你要付出一點代價。在 Hohenstein 等人的第一項實驗裡,相信對話對象在用智慧回覆的人,會把那位對象評為比較不合作,而實際用了智慧回覆的對象,反而被評為比較合作14。在另一項涵蓋 34 對學生的研究裡,使用智慧回覆的人並沒有被評為比較不溫暖或比較沒能力15。得到協助,並不會明顯受罰;讀起來像是外包出去的回覆,才會受罰。這些研究,我在什麼樣的回覆,對方才會覺得被認真對待裡逐一談過,而完整的 AI 改寫對你的口吻做了什麼,則在AI 會讓你的訊息聽起來像機器人嗎?。
身為這類工具的共同創辦人,我把這些證據看成是兩種用途之間的一條界線。幫你擺脫卡住的狀態、替你的語氣做第二次閱讀,是有用的那一種。用工具寫的訊息取代你的訊息,是有害的那一種。Subtext 就是圍繞著第一種打造的。不論你手上有什麼,半寫完的草稿、幾個字,或是一段語音,它都能當起點;任務不明確的時候,它會在動筆之前,先問你想傳達什麼。接著它會寫出最多三個貼近你原話的版本,因為在更溫暖和更直接之間做選擇,正是這篇文章談的那個決定,而這個決定該由你來做。每個版本都標上「可放心傳送」或「再確認一下」,你也可以要求其中任何一個變得更短、更溫暖、更口語,或更有自信。它會顯示相較於你寫的內容改了多少,而且它從不傳送任何東西。它沒辦法告訴你對方是什麼意思,網站的常見問題也是這麼說的。它也沒辦法讓任何人回覆你。
下面是這種第二次閱讀,用在一則初次訊息上的例子。這則草稿是為了這次測試編出來的,對象是星期六認識的人,結尾是「有機會的話要不要再約一次?當然要看你啦,完全沒有壓力哈哈」。Subtext 把感受命名為「期待」,理由是「你對上次的聊天很開心,也有點期待又怕給對方壓力。」,標籤則一個也沒有:草稿裡那兩次退路,它都沒有標出來,開頭反而先說「你的訊息已經很輕鬆自然了,開心的感覺有傳達出來」。它寫出三個版本,前兩個標為「可放心傳送」,第三個標為「再確認一下」。第一個版本是「貼近原版」,幾乎沒動,只把「當然要看你啦」換成「看你方便」,說明是「保留你原本輕鬆的語氣,邀約清楚又讓對方有空間」。第三個版本是「更具體主動」,走得最遠,問的是「這週或下週你有空的話,要不要一起喝杯咖啡?」,這是草稿從沒說過的內容。這一版標的是「再確認一下」,說明寫著「加了咖啡和時間範圍,是你沒提過的細節,要確認符合你的想法」,版本下方 Subtext 又說了一次,咖啡和「這週或下週」是它加的,「不合意就告訴我」。以上是 App 實際回傳的內容,沒有經過編輯。這一次,它並沒有替傳訊的人做中間那個動作:草稿本來就有一個清楚的問句,那兩次退路它沒有標出來,三個版本的結尾也都還留著一條退路。它做的是另一件事,把提議的力道分成三級,從幾乎不動,到連喝咖啡都替你提了,並且標出哪些細節是它自己加的;要走多遠,還是由傳訊的人決定。
嗨,我是禮拜六的 Sam!那天跟你聊天真的很開心,有機會的話要不要再約一次?當然要看你啦,完全沒有壓力哈哈
你的訊息已經很輕鬆自然了,開心的感覺有傳達出來。我幫你準備了三個版本。
- 貼近原版 (輕鬆, 可放心傳送): 嗨,我是禮拜六的 Sam!那天跟你聊天真的很開心,有機會的話要不要再約一次?看你方便,完全沒有壓力哈哈 保留你原本輕鬆的語氣,邀約清楚又讓對方有空間,應該會被好好接住。
- 更溫暖 (真誠, 可放心傳送): 嗨,我是禮拜六的 Sam!那天跟你聊天真的很開心,聊得很盡興。如果你也有興趣的話,下次想再約你出來聊聊,你覺得呢?不方便也完全沒關係,哈哈 多說了一點你的感受,並用提問邀請對方回應,同時留有退路,讀起來真誠。
- 更具體主動 (期待, 再確認一下): 嗨,我是禮拜六的 Sam!那天跟你聊天超開心的,一直想著可以再聊一次。這週或下週你有空的話,要不要一起喝杯咖啡?沒空也沒關係,你說了算哈哈 邀約更具體、好回答,但加了咖啡和時間範圍,是你沒提過的細節,要確認符合你的想法。
第三版的「喝咖啡」和「這週或下週」是我加的,不合意就告訴我。想要更短、更幽默,或更直接一點嗎?
對任何工具的輸出,包括我自己做的那個,我都會做兩件事。放回一個工具不可能知道的細節,因為那個細節既讓這則訊息成為你的,也讓它讀起來是你的。還有,如果這則訊息是道歉、慰問或情書,中間的那一句應該是你自己寫的。改寫工具會對你的文字做什麼,更完整的比較在AI 訊息改寫工具真的有用嗎?。
該貼什麼進去,以及什麼時候該說你有人幫忙
把一段對話貼進任何 AI 工具,就是把另一個人的話,交給一個他們從來沒同意過的服務。這件事我想得很多,一部分是因為每天都有人把截圖貼進 Subtext。
我會用的原則是資料最小化,GDPR 把它表述為只使用一項任務所需要的資訊16。這項法規適不適用於你個人使用工具,是另一個法律問題,而這是一條設計準則,不是法律建議。所以,貼你需要的那幾行,不要貼整串對話;把截圖裡的姓名和號碼裁掉;對方的健康、金錢或私生活,別放進一個唯一任務是幫你措辭回覆的工具裡。哪些工具會保留你的文字、哪些會拿去訓練,每個月都在變,各家的政策我都讀過了,結果在哪些 AI 寫作助理會拿你的訊息訓練模型。
至於要不要說出來,沒有規定,我也不會編一條出來。沒有人期待你把跑過拼字檢查的訊息加上標示。在 Schilke 和 Reimann 的十三項實驗裡,揭露自己用了 AI 的人,得到的信任比較少;而在有測試這一點的實驗中,被別人揭穿所損失的信任,比自己說出來更多17。在 2026 年一項關於伴侶之間訊息的研究裡,在稍微修改過的道歉上承認有 AI 協助,讓道歉的效果更好,而在完全由 AI 起草的道歉上承認,則讓效果更差18。所以,一則訊息越是聲稱帶著你自己的感受、責任或回憶,而且其中越多是工具寫的,就越有理由用自己的話重寫,或是說你有人幫忙。「我用了寫作工具把這些理清楚,不過這就是我想說的」,能讓這份所有權留在它該在的地方。這些研究沒有測試否認,但被揭穿是它們測到的最糟結果,所以如果有人直接問你,不要否認。
沒有依據的建議
「絕對不要用『嗨』開頭」。我沒有找到任何比較開場白的研究。「嗨」不是不好,只是資訊量低,對本來就習慣這樣開頭的人來說,也完全沒問題。
「結尾一定要問一個問題」。談提問的研究,講的是陌生人互相認識的即時對話8。在哀傷或疲憊的時候,一個問題就是多一件要做的事。
「訊息越長,越顯得你在乎」。最接近的發現並不支持這個說法。寫得非常詳盡的支持訊息,被評為和適度的差不多有效3,而唯一改變長度的那項研究,只測到八個單字為止10。
那些時間規則(「等三個小時再回」),以及到處流傳卻沒有研究支持的傳訊息焦慮統計數字,我在什麼樣的回覆,對方才會覺得被認真對待和傳訊息為什麼會讓人焦慮裡逐一拆解過。
依什麼順序做
動手打字之前,先決定這則訊息是為了什麼。如果你決定不了,就傳一則表示收到的訊息,並且讓它點出某件具體的事。
接著是三個動作。點出那件事。說一句真話,用最平實又仍然是你本意的字。如果你希望對話繼續,就問一個容易回答的問題;如果對方需要卸下壓力,就收尾。
到這時候,才看表面。配合對方的長度,不是對方的詞彙。短回覆想帶點溫度,先多加一個詞,再擔心句號。刪掉同義詞和修飾語。如果有工具幫過忙,放回一個它不可能知道的細節;如果這則訊息應該帶著你自己的感受,就確保中間那一句是你寫的。
你煎熬了半天的,幾乎從來都不是用字,而是那個決定。做出決定,寫下能完成任務的、最小的一則真話,趁你還來不及把它變長之前,傳出去。
資料來源
依文中出現的順序編號。沒能對照原始來源查證的數字,內文會直接說明。查證日期為 2026 年 10 月 24 日。
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