كيف نعيد كتابة رسالة بريد إلكتروني في العمل كي لا تبدو عدوانية سلبية؟

«كما ذكرت في رسالتي السابقة». «مجرد تذكير ودّي». «شكراً مقدماً». إذا كانت أمامك مسودة مفتوحة فيها واحدة من هذه العبارات، ويراودك شعور بأنها أكثر حدة مما أردت، فالحل في الغالب بسيط: يبقى كل ما تحتاجه الرسالة لإنجاز المطلوب، وتُحذف الجملة التي لا وظيفة لها سوى إظهار الانزعاج. وعملياً يعني ذلك بيان سبب الكتابة، وذكر ما حدث، وطلب شيء واحد في موعد محدد، وحذف العبارة اللاذعة، وإنهاء الرسالة دون افتراض أن الطرف الآخر سيوافق.

شاركت في تأسيس Subtext، وهو تطبيق يقرأ المسودة قبل إرسالها بحثاً عن هذه المشكلة تحديداً، ولذلك سأبيّن بوضوح أين تفيد الأداة وأين تعجز. فالمسودة العدوانية السلبية يغيب عنها الطلب في الغالب. والصياغة التي تنجح تميل إلى أن تكون أكثر مباشرة من الأصل. أما تلطيفها حتى تصير غامضة فطريقة سهلة لإفساد الإصلاح.

موضوع هذا المقال هو مسودتك أنت. أما تحديد ما إذا كانت رسالة وصلتك من شخص آخر عدوانية سلبية، ومنه دلالة النقطة في آخر الجملة والرموز التعبيرية، فأبحاثه في مقال هل هذه الرسالة عدوانية سلبية أم مقتضبة فقط؟. وإذا كانت رسالتك قصيرة وحازمة، فقد تكون سليمة كما هي.

ما الذي يجعل رسالتك أنت تبدو عدوانية سلبية؟

تبدو الجملة عدوانية سلبية حين تحمل انزعاجاً يمكن إنكاره، وغالباً ما يكون ذلك بالإشارة إلى شيء قصّر فيه القارئ. وعبارة «كما ذكرت في رسالتي السابقة» هي المثال المعتاد على ذلك. فهي لا تضيف شيئاً إلى المهمة، لأن الرسالة السابقة موجودة عند القارئ أصلاً. وكل ما تضيفه هو الإيحاء بأنه لم يقرأها.

وهذه القابلية للإنكار قريبة من تعريف الفظاظة (incivility) لدى الباحثين في السلوك التنظيمي. فقد وصفها Andersson و Pearson بأنها سلوك منخفض الشدة ينطوي على «نية غامضة في إيذاء الطرف المستهدف»¹. وهذا الغموض هو ما يلتقطه القارئ من الجملة، أما أنت فلا تراه في كتابتك.

بيّن Kruger وزملاؤه السبب². ففي أكبر تجاربهم الخمس، حاول 154 زوجاً من طلاب جامعة إلينوي أن يوصل كل طرف إلى الآخر السخرية أو الجدية أو الغضب أو الحزن. وعبر البريد الإلكتروني والصوت والمواجهة وجهاً لوجه، توقّع المرسلون أن ينجحوا في 88.8% من الحالات، ونجحوا في 70.4% منها. وكانت الفجوة أوسع ما تكون عبر البريد الإلكتروني، إذ أصاب القرّاء في 62.8% منها. ولم تُحدث الصداقة بين الطرفين فرقاً. فالكاتب يسمع في رأسه النبرة التي يقصدها وهو يكتب، ولا يستطيع إيقافها. وكان المشاركون طلاباً والعبارات من سطر واحد صاغها الباحثون، لذلك أعتمد على الآلية وأتعامل مع الأرقام الدقيقة بشيء من التحفظ.

وقوائم ترتيب العبارات التي يكثر نقلها مصدرها استطلاعات تجريها شركات تروّج لمنتجاتها. وأشهرها استطلاع أجرته Preply، وهي شركة تقدّم دروساً خصوصية في اللغات، في يونيو 2023 على 1,006 بالغين في الولايات المتحدة؛ وتصدّرته عبارة «Per my last email» (كما ذكرت في رسالتي السابقة)، وقال 83% إنهم تلقّوا من زميل رسالة بريد إلكتروني عدوانية سلبية³. وهذا يدل على العبارات التي يعدّها الناس مشحونة، ولا يقول شيئاً عمّا قصده المرسلون.

الاقتضاب وحده ليس المشكلة. ففي دراسة على رسائل حقيقية بين أشخاص يعرف بعضهم بعضاً، وجد Pollmann و Roos أن القرّاء فهموا النبرة المقصودة في رسائل العمل والدراسة البريدية فهماً صحيحاً في المجمل. وفي دراستهما المرافقة عن الرسائل النصية لم يُحدث الطول فرقاً، أما في الرسائل البريدية فلم تتوافر لديهما حالات كاملة البيانات تكفي لاختبار ذلك⁴. وتتركز أخطاء القراءة في موضع آخر. فقد طلب Sillars و Zorn من 276 بالغاً في نيوزيلندا وأستراليا أن يقدّموا رسائل عمل بريدية وجدوها مزعجة، فقيّم المتلقّون تلك الرسائل تقييماً أكثر سلبية مما فعل مراقبون من الخارج، ولا سيما حيث كان التواصل متعثراً أصلاً وكان المتلقّي في مرتبة وظيفية أدنى⁵.

فالرسالة القصيرة ذات الموعد الحازم لا بأس بها على الأرجح. والجملة التي تستحق القلق هي التي تحصي الأخطاء، وهذا ما يستحق البحث عنه. ففي دراسة مخبرية، كان 84 طالباً جامعياً أمريكياً يحلّون مسائل رياضيات لمشرف وهمي، فوصفوا مزاجهم بأنه أسوأ وأصابوا في عدد أقل من الإجابات حين كانت رسائل ذلك المشرف فظّة⁶. وهذه عيّنة طلابية واحدة وصغيرة، فهي تُظهر أن الأثر ممكن الحدوث، ولا تقول إلا القليل عن حجمه في العمل.

هذه هي الإشارات التي سأبحث عنها في مسودتك:

• إشارة إلى تقصير الطرف الآخر: «كما ذكرت في رسالتي السابقة»، «كما سبق أن بيّنت»، «كما أشرت من قبل»، «لا أعرف إن كنت قد رأيت رسالتي»
• كلمة لطيفة تؤدي وظيفة غير لطيفة: «مجرد تذكير ودّي»، «مجرد تذكير لطيف»، «مع كل الاحترام»
• شكر على شيء لم يوافق عليه الطرف الآخر بعد، حين يكون الغرض منه الضغط
• تلطيف لا يلطّف شيئاً: «إن كان فهمي خاطئاً فأرجو التصحيح، لكن»، «أظن أنه سيتبين لك أن»
• مقارنة: «بعضنا لديه جدول عمل ممتلئ»، «كما يعرف الجميع على ما يبدو»
• محاضرة عن المستقبل: «من الآن فصاعداً، يرجى التأكد من»
• إضافة مدير إلى النسخة في أول مشكلة صغيرة
• السخرية: «طبعاً، سنحاول»، «رائع، شكراً على هذا»
• إحباط لا يرافقه أي طلب

الخطوات الخمس لإعادة الكتابة: الهدف، الواقعة، الطلب، العبارة اللاذعة والختام

يكفي تمرير المسودة على خمسة فحوص. كل فحص سؤال جوابه نعم أو لا، فيمكنك إنجازها في أقل من دقيقة.

الخطوة التي يتخطاها الناس هي الطلب. فمعظم العبارات في تلك القائمة تحلّ محل طلب لم يُكتب قط. «مجرد تذكير ودّي بأن هذا متأخر» تلمّح. أما «هل يمكنك إرساله قبل الساعة 2 ظهراً؟» فتطلب.

ويظهر غياب الطلب نفسه في تحديث حالة موجّه إلى قناة فريق لا في رسالة بريدية. فالتحديث، وقد كتبته للتجربة بالعامية كما يُقال في الكلام، جمع خلل الأمس ومهمة اليوم في جملة واحدة طويلة، وانتهى عالقاً عند مفاتيح الـ API «من Dana وهي ما ردت علي من يوم الاثنين».

فوضع Subtext الوسم «وضوح»، وعلّل ذلك بأن عبارات مثل «اممم تقريباً» و«يعني ايوه هذا تحديثي» تجعل الحالة غير واضحة، وبأن «ما المطلوب من Dana ومتى غير محدد». ووضع الوسم «عدوانية خفية»، وعلّل ذلك بأن ذكر أن Dana لم ترد منذ الاثنين في قناة الفريق «قد يُفهم كلوم غير مباشر»، وسمّى الشعور «إحباط».

ثم كتب ثلاث صياغات، وضع على الأوليين الشارة «آمنة للإرسال» وعلى الثالثة الشارة «تنبيه». فالأولى، «قريب من صيغتك»، حوّلت الشكوى إلى طلب ختامه «ممكن تبعتيلي ياها لما يتسنى لك؟»، وهو طلب بلا موعد، وقد سقط منها يوم الاثنين. والثانية، «أدفأ وأخف»، أضافت موعداً هو «لو تقدري تبعتيها لي اليوم»، وقد سقط منها يوم الاثنين أيضاً، وتنبّه ملاحظتها إلى أن كلمة «اليوم» قد تضغط قليلاً. والثالثة، «إعادة صياغة منظمة»، هي الوحيدة التي أبقت ذكر يوم الاثنين، فجاء فيها «أنا بانتظار المفاتيح منذ الاثنين»، وطلبت من Dana أن ترسلها «أو تقولي متى تقدرين»، لكن التطبيق وسمها بالتنبيه لأن ذكر الاثنين «قد يُقرأ كتذكير ضاغط في قناة عامة». فلم تجمع صياغة من الصياغتين الآمنتين بين الموعد ويوم الاثنين الذي تُبقيه خطوة الواقعة. وهذا لا ينقض الإطار، لكنه يبيّن أن الممر ضيق. والحل أن يعود ذكر يوم الاثنين إلى الجملة بوصفه واقعة عن العائق لا عن Dana، وأن يُضاف موعد.

يبقى الحزم كما هو، فلا يُمسّ الموعد النهائي ولا الرقم ولا العاقبة. وتحويل «كان موعد تسليم النص أمس ولم يصلني» إلى «يبدو أن الموعد قد تأخر» يزيل اللوم، ويزيل معه أيضاً تحديد من المسؤول، وهذا يجعل الحديث التالي أصعب. وفي ثلاث دراسات على طلاب ماجستير إدارة الأعمال (MBA) وزملائهم، وجد Ames و Flynn علاقة على شكل حرف U مقلوب: فالأشخاص الذين قُيّم حزمهم بأنه أقل مما ينبغي أو أكثر مما ينبغي نظر إليهم الآخرون على أنهم قادة أضعف. وفي دراستهما الثالثة، أضرّ نقص الحزم بالنتائج وأضرّ فرطه بالعلاقات⁷. والمنطقة الوسطى التي يصفانها هي تقريباً ما يستهدفه هذا الإطار: طلب حازم نُزعت منه العبارة اللاذعة.

ثم تُقرأ المسودة بصوت عالٍ بالنبرة التي يُخشى أن تحملها، نبرة الشخص المنزعج. وفي التجربة الرابعة لدى Kruger، أرسل 54 طالباً عبر البريد الإلكتروني عبارات قُصد بها أن تكون ساخرة أو جادة. فالذين قرؤوها أولاً بصوت عالٍ بالنبرة المعاكسة زالت عنهم ثقتهم المفرطة تماماً، أما الذين قرؤوها كما قُصد بها فظلوا مفرطين في الثقة². كانت المهمة عن السخرية والمشاركون طلاب، لكنها أقرب ما لدينا هنا إلى حيلة تحرير جرى اختبارها.

وهذه الفجوة بين ما قصدته وما تحمله الكلمات هي ما يفحصه Subtext. فهو يحدّد الكلمات بعينها التي قد تصل على أنها عدوانية سلبية أو ساخرة أو مشحونة، ويشرح ما يُرجَّح أن تشير إليه كل كلمة منها، ويسمّي الشعور الكامن تحتها، قبل أن يقدّم أي صياغة جديدة. وفي تجربة على المسودة «Per my last email, the file is attached.‎»، وهي مسودة كتبتها للتجربة، وضع Subtext على الجملة الافتتاحية الوسم «Passive-aggressive» وسمّى الشعور «Frustration». وجاء في ملاحظته أن العبارة تُقرأ على نطاق واسع على أنها طريقة مهذبة للقول «I already told you this» (أي: سبق أن أخبرتك بهذا)، وهو قول قد يوحي بالانزعاج. وأبسط صياغاته الثلاث، وقد وضع عليها الشارة «آمنة للإرسال»، نصها «The file is attached to this email.‎» (أي: الملف مرفق بهذه الرسالة). وهذا هو ناتج التطبيق الفعلي دون أي تعديل.

خمس رسائل عمل بعد إعادة كتابتها

ملاحقة رد متأخر

قبل:

أهلاً Dan،

أعود لأتابع الموضوع مرة أخرى. كما ذكرت في آخر رسالتين لي، أحتاج إلى الأرقام المحدَّثة لإنهاء تقرير التوقعات. أرجو أن يصلني رد هذه المرة. شكراً مقدماً.

بعد:

أهلاً Dan،

أحتاج إلى أرقام الربع الثالث المحدَّثة لإنهاء تقرير توقعات اليوم. هل يمكنك إرسالها قبل الساعة 2 ظهراً؟ وإن تعذّر ذلك فأرجو إبلاغي قبل الساعة 11، وسأعتمد على تقدير تقريبي.

شكراً، Maya

يختفي عدّ المرات وحساب التقصير: «مرة أخرى»، «آخر رسالتين»، «هذه المرة». ويبقى الاستعجال، ومعه سبب وموعد ومخرج. وتختفي «شكراً مقدماً» أيضاً، وإن كنت لا أدعو إلى حظرها. ففي استطلاع Preply عن خواتيم الرسائل، وشمل 1,005 بالغين في الولايات المتحدة وأُجري في ديسمبر 2022، جاءت العبارة «Thanks in advance» (شكراً مقدماً) رابعة في الخواتيم الأكثر استعمالاً، وكانت أقلها تفضيلاً، إذ اختارها 5%⁸. وفي تحليل Boomerang لأكثر من 350,000 سلسلة رسائل في قوائم بريدية، حصلت الرسائل التي تنتهي بها على أعلى معدل رد بين الخواتيم الشائعة، 65.7% مقابل 47.5% للمعدل الأساسي⁹. والبيانات في الحالتين من شركتين تجاريتين، والرد على رسالة شيء، والإعجاب بخاتمتها شيء آخر. ولا بأس بها إلى جانب طلب مهذب. أما إلى جانب «هذه المرة» فتُقرأ على أنها أمر.

موعد نهائي فائت

قبل:

أهلاً Alex،

كما سبق أن بيّنت، كان موعد تسليم النص أمس. لا أعرف لماذا تتكرر هذه المشكلة، لكني أحتاج من الآن فصاعداً إلى أن تعني المواعيد النهائية شيئاً فعلاً.

بعد:

أهلاً Alex،

كان موعد تسليم النص أمس ولم يصلني النص النهائي بعد. هل يمكنك إرساله قبل الساعة 11 صباحاً اليوم حتى يبدأ التصميم بعد الظهر؟ وإن كان هناك ما يعوقه فأرجو إبلاغي هذا الصباح لنقرر هل نؤجل موعد التسليم.

شكراً

يبقى الموعد الفائت في الرسالة، واقعةً مقرونة بتاريخ. أما «تتكرر هذه المشكلة» فحكم على نمط دون أن يسدّ فجوة اليوم، وأما «من الآن فصاعداً» فمحاضرة. والعاقبة، وهي بدء التصميم بعد الظهر، تحمل الاستعجال وحدها. وإذا كان هناك نمط فعلاً، فهذا حديث يصلح للمكالمة.

الاعتراض على توسيع نطاق العمل

قبل:

يسعدني إضافة كل هذا إن كان الجميع موافقاً على تأخر الإطلاق، فمن الواضح أنه لا يوجد وقت لإنجاز كل شيء.

بعد:

أهلاً Ana،

يمكننا إضافة الشاشات الجديدة الثلاث، لكن الوقت لا يتسع لها قبل موعد الإطلاق في 30 مارس. أمامنا خياران: الإطلاق في 30 مارس بالنطاق المتفق عليه وإضافة الشاشات في أبريل، أو إضافتها الآن وتأجيل الإطلاق إلى 20 أبريل. أي الخيارين أنسب لك؟

كان الاعتراض في محله. والمشكلة كانت في «من الواضح» وفي «يسعدني» الساخرة. أما الصياغة الجديدة فتحوّل الشكوى إلى قرار بخيارين حقيقيين، وتطلب ممن يملك القرار أن يختار.

تصحيح خطأ زميل

قبل:

أهلاً Jo،

للعلم فقط، رقم الإيرادات خاطئ مرة أخرى. كما ذكرت أمس، يجب أن يكون 1.8 مليون جنيه إسترليني لا 2.1 مليون. أضفت Rob إلى النسخة كي يكون الجميع على اطلاع هذه المرة.

بعد:

أهلاً Jo،

تعرض الشريحة 14 مبلغ 2.1 مليون جنيه إسترليني. أما رقم الإيرادات المعتمد فهو 1.8 مليون جنيه إسترليني، ومصدره في جدول البيانات المالية المرفق. هل يمكنك تحديثه قبل اجتماع مراجعة العميل في الساعة 3 عصراً؟ أضفت Rob إلى النسخة لأنه يعتمد العرض النهائي.

شكراً

يبقى التصحيح بالدقة نفسها. وقد اختفت «خاطئ مرة أخرى» و«كما ذكرت أمس» و«هذه المرة». ويبقى Rob في النسخة لأن له دوراً في القرار، والرسالة تقول ذلك. ولو لم يكن له دور لأزلته.

الاعتذار عن طلب

قبل:

أهلاً Priya،

أودّ لو أستطيع المساعدة، لكن بما أن هذا الطلب وصلني قبل الموعد النهائي بيومين، لا أعرف ما الذي يمكنني فعله فعلياً. وكما هو معلوم، لدي أصلاً ما يكفيني من العمل.

بعد:

أهلاً Priya،

لا أستطيع أخذ هذا الطلب ليوم الخميس إلى جانب أعمال الإطلاق التي التزمت بها. يمكنني النظر فيه يوم الاثنين القادم، وربما يتسع وقت Sam قبل ذلك. وأرجو إبلاغي بالأنسب منهما.

الرفض هنا أوضح مما في الأصل، وقد اختفت الشكوى من ضيق الوقت. يقدّم سبباً واحداً وبديلين ثم يتوقف. أما متى يُقال «لا» في العمل أصلاً فمسألة قائمة بذاتها، تناولتها في كيف نقول لا لعمل إضافي؟.

عبارات تستحق الاستبدال

ينبغي التعامل مع هذه البدائل بوصفها خيارات. وأحياناً يكون الأصل هو الصواب: فعبارة «كما ناقشنا يوم الاثنين، الميزانية المعتمدة 8,000 جنيه إسترليني» قد تكون مجرد توثيق عادي في محادثة يحتاج فيها الناس إلى الرقم.

هل تكلّفك إعادة الكتابة بالذكاء الاصطناعي شيئاً في نظر القارئ؟

أحياناً، إذا انتبه القارئ. ففي رسائل العمل الروتينية لا تجد الدراسات حتى الآن إلا كلفة ضئيلة للمساعدة الخفيفة من الذكاء الاصطناعي. ويظهر الثمن حين تكون الرسالة التي يُنتظر منها أن تحمل دفئاً أو مشاعر قد كتبها الذكاء الاصطناعي في معظمها، ويعلم القارئ بذلك.

دراسة بيئة العمل التي يستشهد بها معظم الناس هي دراسة Cardon و Coman، وفيها قيّم 1,100 من المهنيين العاملين رسائل كُتبت بمستويات متفاوتة من مساعدة الذكاء الاصطناعي¹⁰. ووفق الملخص الذي نشرته جامعة فلوريدا، كانت نسبة الموظفين الذين رأوا المشرفين صادقين من 40% إلى 52% فقط حين استخدم هؤلاء مستويات عالية من الذكاء الاصطناعي، مقابل 83% للرسائل ذات المساعدة المنخفضة. وتراجعت تقييمات الاحترافية أيضاً، من 95% إلى ما بين 69% و 73%¹¹. واستخدمت الدراسة رسالة تهنئة، وأُخبر المشاركون بمقدار ما استُخدم من الذكاء الاصطناعي، وهذا ما لا يحدث في صناديق البريد الحقيقية.

اختبر Sahebi، Formosa و Bankins نصوصاً كتبها بشر، ونصوصاً كُتبت بمساعدة الذكاء الاصطناعي، ونصوصاً كتبها الذكاء الاصطناعي بالكامل، مع 547 مشاركاً¹². وكانت الرسائل المكتوبة بالكامل بالذكاء الاصطناعي أقلها نيلاً للثقة. لكن في حالة رسائل البريد الإلكتروني للعمل، قُيّمت الرسائل المكتوبة بمساعدة الذكاء الاصطناعي والرسائل التي كتبها بشر تقييماً متقارباً من حيث الجدارة بالثقة. وأجرى Purcell وزملاؤه ألعاب ثقة بحوافز مالية مع 1,637 مشاركاً أمريكياً، ووجدوا أن الكتّاب المستعينين بالذكاء الاصطناعي كتبوا أسرع ونالوا قدراً مماثلاً تقريباً من الثقة، حتى حين أُعلن عن استخدام الذكاء الاصطناعي¹³. وأظهرت إحدى دراستيهما فعلاً أفضلية صغيرة في الثقة لمن كتبوا دون مساعدة، وسجّلت الرسائل المكتوبة بمساعدة درجة أقل في مقياس نصي للأصالة.

وأوضح ما قيل عن الدفء جاء من Khadpe وزملائه¹⁴. ففي دراستهما الثانية، مع 280 من أصل 399 مشاركاً أمريكياً، حين وُسمت الرسالة بأنها مكتوبة بمساعدة الذكاء الاصطناعي، قُرئت رسالة الشكر أو الاعتذار على أنها أقل دفئاً بوضوح، أما رسالة التباهي أو رسالة اللوم فقُرئت بالدرجة نفسها تقريباً في الحالتين. وكل واحدة من هذه النتائج تستند إلى ورقة بحثية واحدة لم يكرّر أحد دراستها بعد، ومعظمها اعتمد على غرباء أو رسائل افتراضية.

وعند قراءة النتائج معاً، تبدو الاستعانة بالذكاء الاصطناعي في رصد عبارة لاذعة وإزالتها من رسالة تسأل عن المستجدات قليلة المخاطر. أما حين يكتب الذكاء الاصطناعي رسالة شكرك أو اعتذارك، فعندها يخصم القرّاء من تقديرهم لك. وللمزيد عن الأمرين في هل تنفع أدوات إعادة كتابة الرسائل بالذكاء الاصطناعي فعلاً؟ وهل يمنح الذكاء الاصطناعي رسائلك نبرة آلية؟.

نصيحتي أن تقتصر الأداة على إيجاد المشكلة واقتراح الخيارات، وأن تبقى الكلمات كلماتك أنت. ويعرض Subtext نسبة التعديل لكل صياغة، أي مقدار ما تغيّر من مسودتك، فيتبيّن لك متى ابتعدت إعادة الكتابة عن الأصل، ويتيح «تعديل يدوي» تصحيح الكلمة الواحدة غير المناسبة وترك الباقي كما كتبته.

ما أدوات الذكاء الاصطناعي القادرة على إعادة كتابة رسالة عمل؟

معظمها يعيد كتابتها. وأقل منها ما يبيّن لك أولاً ما الخطأ، وهذا هو الجزء المفيد في العدوانية السلبية، لأن المهم أن تتضح أي جملة كانت العبارة اللاذعة. تبلغ كلفة Grammarly Pro 12 دولاراً شهرياً عند الدفع سنوياً، أو 30 دولاراً عند الدفع شهرياً¹⁵. وقد جرى التحقق من الجدول التالي في 12 و 13 أكتوبر 2026:

شاركت في تأسيس Subtext، فيُنظر إلى هذا الصف في ضوء ذلك. وتوجد مقارنات أطول في كل هاتف يعيد كتابة رسائلك الآن ومعظم أدوات فحص النبرة لا تفحص نبرتك أبداً.

عند استخدام روبوت دردشة عام، يُستحسن أن يُطلب منه تحديد الخلل قبل أن يعيد الكتابة. ومن الصياغات الممكنة:

هذه رسالة عمل أوشك على إرسالها. اذكر كل عبارة قد تُقرأ على أنها عدوانية سلبية، واشرح السبب في سطر واحد لكل عبارة. ثم أعطني صياغتين جديدتين تُبقيان كل واقعة وكل تاريخ وكل طلب، ولا تضيفان أي اعتذار أو دفء لم أكتبه، وتبقيان بطول قريب من الطول الأصلي.

التعليمتان الأخيرتان مهمتان. ففي دراسة Purcell خرجت الرسائل المكتوبة بمساعدة الذكاء الاصطناعي أدفأ نبرةً وأطول من الرسائل المكتوبة دون مساعدة¹³. وهذا يناسب لعبة ثقة. أما في رسالة عمل حازمة فالدفء الزائد والطول الزائد هما ما يحوّل الطلب الواضح إلى طلب غامض.

ما الذي ينبغي فحصه قبل لصق رسالة عمل في أداة ذكاء اصطناعي؟

يُنظر أولاً فيما إذا كانت جهة العمل تسمح بذلك، وفيما إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات عن أشخاص آخرين. ثم فيما إذا كانت الأداة تستخدم ما يُلصق فيها في تدريب نماذجها، وهذا يتوقف على حسابك بقدر ما يتوقف على المنتج.

• قد تُستخدم المحادثات في حسابات ChatGPT الشخصية (Free، Plus و Pro) في التدريب ما لم يُعطَّل الإعداد «Improve the model for everyone» (تحسين النموذج للجميع). أما حسابات Business، Enterprise و Edu فلا تُستخدم محادثاتها في التدريب افتراضياً. وفي الحساب الشخصي قد يؤدي الضغط على زر الإعجاب أو عدم الإعجاب إلى إرسال المحادثة كلها للتدريب حتى بعد أن يعطّل صاحب الحساب الإعداد. أما في Business، Enterprise و Edu فلا يحدث ذلك²³.
• إعداد التدريب في Grammarly مفعَّل افتراضياً للحسابات الفردية، ومعطَّل افتراضياً لحسابات الشركات والتعليم²⁴.
• تقول Google إن Gemini في Gmail لا يستخدم محتواك لتدريب نماذجها للذكاء الاصطناعي التوليدي، وذلك بالنسبة إلى مستخدمي Workspace وخطط Google AI²⁵. وتقول Microsoft إن الطلبات والاستجابات في Copilot الخاص بالعمل لا تُستخدم لتدريب النماذج الأساسية²⁶.
• لا يستخدم Subtext ما يُرسَل إليه في التدريب، ولا يُسمح بذلك لمزوّدي الذكاء الاصطناعي الذين يعالجون نصك. وينتقل نصك إلى Anthropic لمعالجته في الولايات المتحدة. وتُحذف المحادثات بعد خمسة أيام من آخر استخدام لها، أو بعد 90 يوماً إذا ثُبّتت محادثة. وتبقى الملاحظات المحفوظة في الذاكرة إلى أن يحذفها صاحب الحساب. وترخّص شروطه استخدامه للأغراض الشخصية وتضيف: «If you use it for work, you confirm you are allowed to do so» (أي: إذا استخدمته في العمل فإنك تؤكد أن ذلك مسموح لك)²⁷.

يتخطى الناس هذه الفحوص كثيراً. ففي استطلاع أجرته TELUS Digital على 1,000 بالغ أمريكي يستخدمون مساعدي الذكاء الاصطناعي في شركات يعمل فيها 5,000 موظف أو أكثر، أقرّ 57% بإدخال معلومات حساسة في مساعدين عامين، وقال 29% إن لدى شركاتهم سياسة تمنع ذلك²⁸. ووجد استطلاع أجرته PagerDuty على 1,250 من العاملين في المكاتب في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وأستراليا واليابان أن 43% شاركوا رسائل بريد إلكتروني أو مراسلات أخرى مع أدوات ذكاء اصطناعي عامة²⁹. والاستطلاعان من شركتين تجاريتين ويقومان على التقرير الذاتي.

إذا لم تكن شركتك قد اعتمدت الأداة، فالأفضل إبقاء الرسالة خارجها. وفي الأداة المعتمدة أيضاً تُحذف الأسماء وتفاصيل العملاء والأرقام التي لا تحتاج إليها إعادة الكتابة. والمقارنة الكاملة بين السياسات في أي مساعدي الكتابة بالذكاء الاصطناعي يدرّبون نماذجهم على رسائلك؟.

ما الذي لا تستطيع إعادة الكتابة إصلاحه؟

إعادة الكتابة تغيّر الكلمات. ولا تستطيع أن ترى التاريخ الذي بينك وبين الطرف الآخر، ولا أن تتنبأ بكيفية تلقّي هذا الشخص بعينه للرسالة، ولا أن تحلّ مشكلة عبء العمل أو الأداء التي تدور حولها الرسالة.

التاريخ والمكانة الوظيفية يغيّران وقع الكلمات نفسها. ففي دراسة Sillars و Zorn كانت الفجوة بين المتلقّي والمراقب أوسع ما تكون حيث كان التواصل متعثراً أصلاً وكان المتلقّي في مرتبة وظيفية أدنى⁵. والأداة التي تقرأ مسودتك لا ترى شيئاً من ذلك ما لم يُذكر لها.

كثيراً ما تُلخَّص الثقافة في ثنائية السياق المنخفض مقابل السياق المرتفع، مع تصنيف بلدان بأكملها في كل فئة. وهي تذكير مفيد بأن الأعراف تختلف، لكن الدليل على تسميات البلدان ضعيف. فقد راجع Cardon 224 مقالاً في التواصل التجاري والتقني، ووجد أن نموذج السياق لا يحظى إلا بدعم تجريبي ضئيل³⁰، ووجد Kittler، Rygl و Mackinnon أن سبع دراسات فقط من أصل 26 دراسة اختبرت تصنيفات البلدان اختباراً تجريبياً³¹. وفي ورقة ما قبل النشر (preprint) صدرت عام 2026، وجد Sakai وزملاؤه أنه حين كتب 175 موظفاً يابانياً وأمريكياً رسائل عمل بالاستعانة بمسودات من الذكاء الاصطناعي، مالت رسائلهم نحو أسلوب المسودة، وبدرجة أكبر بكثير حين تعارضت المسودة مع أعرافهم هم³². وهي دراسة واحدة ولم تخضع للتحكيم، لكنها توحي بأن إعادة الكتابة قد تغيّر بصمت سجلاً لغوياً اختاره الكاتب عن قصد. وإذا لم تكن الإنجليزية لغتك الأولى، ففي هل تبدو رسائلي بالإنجليزية مهذبة؟ ما يمكنك فحصه وما لا يمكنك.

وأحياناً تكون المكالمة هي الخطوة الصحيحة. فإذا كانت الرسالة هي الجولة الثالثة من خلاف، أو كانت العلاقة متوترة أصلاً، فإن الصوت ينقل النبرة التي يُسقطها النص، وهذا ما أظهرته حالات الصوت في تجارب Kruger². وحتى الفحص الجيد للنبرة ليس إلا قراءة ثانية. ودرجة الأمان للإرسال في Subtext تقدير خاص به يستند إلى الكلمات التي أمامه، ومعنى الشارة «تنبيه» أن عليك إعادة النظر في الكلمات التي حدّدها²².

وللحصول على قارئ ثانٍ قبل الإرسال، يقرأ Subtext مسودتك أو لقطة شاشة للمحادثة، ويحدّد الكلمات التي قد تصل على أنها عدوانية سلبية، ويقدّم لك حتى ثلاث صياغات تحافظ على درجة الرسمية التي كتبت بها وعلى أي تحية أو خاتمة. ثم يكفي اختيار إحداها وإرسالها بنفسك.

---

هل أخطأت في قراءة دراسة ما، أو ثمة أبحاث في الموضوع فاتتني؟ يمكن مراسلتي على LinkedIn.

Samet Durgun شريك مؤسس في Subtext، وهو تطبيق يلتقط النبرة العاطفية لرسائلك ويعيد صياغتها بأسلوبك أنت. يقيم في برلين.

المصادر

مرقّمة بحسب ترتيب ظهورها أعلاه. جرى التحقق من مزايا المنتجات وأسعارها وسياساتها في 12 و 13 أكتوبر 2026. وحيثما جاء رقم من ملخص لا من الورقة نفسها، نبّهت الإحالة نفسها إلى ذلك.

1. Andersson, L. M., and Pearson, C. M. (1999). Tit for Tat? The Spiraling Effect of Incivility in the Workplace. Academy of Management Review, 24(3), 452-471. اقتُبس التعريف من ص. 457 كما تقتبسه الأوراق اللاحقة؛ ولم أتمكن من فتح الصفحة الأصلية.
2. Kruger, J., Epley, N., Parker, J., and Ng, Z.-W. (2005). Egocentrism Over E-Mail: Can We Communicate as Well as We Think? Journal of Personality and Social Psychology, 89(6), 925-936. الرقمان 88.8 و 70.4 من الدراسة 3، وفيها 154 زوجاً من طلاب جامعة إلينوي، والنتائج مجمّعة عبر حالات البريد الإلكتروني والصوت فقط والمواجهة وجهاً لوجه؛ وكانت دقة البريد الإلكتروني وحده 62.8%. ونتيجة القراءة بصوت عالٍ من الدراسة 4، وفيها 54 طالباً. بدعم من منحة من مجلس أمناء جامعة إلينوي ومنحة رقم SES-0241544 من National Science Foundation.
3. Zajechowski, M., for Preply (2023, updated 3 July 2024). Survey: 83% of Americans hit by passive-aggressive emails from coworkers. استطلاع عبر الإنترنت شمل 1,006 بالغين في الولايات المتحدة تتراوح أعمارهم بين 18 و 76 عاماً، وأُجري في 22 يونيو 2023. استطلاع من شركة تجارية لتعليم اللغات عبر دروس خصوصية؛ ولم يُنشر أسلوب اختيار العيّنة ولا الترجيح.
4. Pollmann, M. M. H., and Roos, C. A. (2025). “I get u”. People correctly interpret the tone of text messages and emails. Computers in Human Behavior Reports, 18, article 100689. شملت دراسة البريد الإلكتروني، في سياق العمل أو الدراسة، 361 متلقياً و 61 مرسلاً مقترناً بهم. دراسة حديثة ولم تُكرَّر بعد.
5. Sillars, A., and Zorn, T. E. (2021). Hypernegative Interpretation of Negatively Perceived Email at Work. Management Communication Quarterly, 35(2), 171-200. رقم العيّنة، 276 بالغاً، مأخوذ من ملخص Zorn نفسه لموقع The Conversation. اختار المشاركون رسائل كانوا قد وجدوها مزعجة من قبل.
6. Giumetti, G. W., Hatfield, A. L., Scisco, J. L., Schroeder, A. N., Muth, E. R., and Kowalski, R. M. (2013). “What a rude e-mail!” Examining the differential effects of incivility versus support on mood, energy, engagement, and performance in an online context. Journal of Occupational Health Psychology, 18(3), 297-309. 84 طالباً جامعياً في جامعة أمريكية في تجربة مخبرية بتصميم «within-subjects» (داخل المشاركين). بدعم جزئي من منحة رقم SMA 1004413 من National Science Foundation.
7. Ames, D. R., and Flynn, F. J. (2007). What breaks a leader: The curvilinear relation between assertiveness and leadership. Journal of Personality and Social Psychology, 92(2), 307-324. ثلاث دراسات على طلاب MBA قيّمهم زملاؤهم، أو قيّموا هم مديريهم.
8. Zajechowski, M., for Preply (2023, updated 24 March 2025). Study shows the most savage ways to begin or end an email. استطلاع عبر الإنترنت شمل 1,005 بالغين في الولايات المتحدة تتراوح أعمارهم بين 18 و 76 عاماً، وأُجري في 9 ديسمبر 2022. استطلاع من شركة تجارية.
9. Greenley, B., for Boomerang (2017). Forget “Best” or “Sincerely,” This Email Closing Gets the Most Replies. Boomerang blog، 31 يناير 2017. أكثر من 350,000 سلسلة رسائل من أرشيفات القوائم البريدية العامة لأكثر من 20 مجتمعاً إلكترونياً، وليست رسائل بريد عمل. تحليل من شركة تجارية؛ قائم على الملاحظة.
10. Cardon, P. W., and Coman, A. W. (2026, first published online 16 July 2025). Professionalism and Trustworthiness in AI-Assisted Workplace Writing: The Benefits and Drawbacks of Writing With AI. International Journal of Business Communication, 63(4), 1825-1857. تجربة مسحية شملت 1,100 من المهنيين العاملين.
11. Alsup, A., University of Florida News (6 August 2025). Is writing with AI at work undermining your credibility? نسبتا الصدق والاحترافية مأخوذتان من هذا البيان الصحفي؛ والورقة نفسها خلف جدار دفع ولم أتحقق منها.
12. Sahebi, S., Formosa, P., and Bankins, S. (2026). The AI penalty and disclosure paradox: Trust, authenticity and knowledge uptake in AI-mediated communication. Computers in Human Behavior: Artificial Humans, 8, article 100304. دراسة مسجَّلة مسبقاً، شملت 547 مشاركاً جرى تجنيدهم عبر Prolific. بتمويل جزئي من Facebook عبر Ethics in AI Research Initiative for the Asia Pacific، ومن Australian Research Council.
13. Purcell, Z. A., Jakesch, M., Dong, M., Nussberger, A.-M., and Köbis, N. (2025). Writing with AI boosts trust-building efficiency. iScience, 28(12), article 114092. تجربتان مسجَّلتان مسبقاً شملتا 1,637 مشاركاً أمريكياً. تذكر الورقة أن عيّنة الدراسة 2 هي 971، لكن مجموع مجموعتيها 941، وهو ما يطابق الإجمالي الكلي.
14. Khadpe, P., Wenzel, K., Loewenstein, G., and Kaufman, G. (2025). Explaining the Reputational Risks of AI-Mediated Communication: Messages labeled as AI-assisted are viewed as less diagnostic of the sender’s moral character. Proceedings of the AAAI/ACM Conference on AI, Ethics, and Society, 8(2), 1413-1423. دراستان قائمتان على سيناريوهات قصيرة (vignettes) شملتا 399 مشاركاً أمريكياً.
15. Grammarly. How much does Grammarly Pro cost? Grammarly Support. 144 دولاراً في السنة، أي بمتوسط 12 دولاراً في الشهر، أو 30 دولاراً عند الدفع شهرياً.
16. Google. Draft emails with Gemini in Gmail. Gmail Help.
17. Microsoft. Get email coaching with Copilot in Outlook. Microsoft Support.
18. Microsoft. Where can I get Microsoft Copilot? Microsoft Support.
19. Microsoft. Frequently asked questions about Copilot in Microsoft 365 subscriptions. Microsoft Support. آخر تحديث في 9 سبتمبر 2026.
20. Grammarly. Grammarly Prices and Plans.
21. Apple. Use Writing Tools to write, improve, and summarize content on Mac. Apple Support. يسرد دليل iPhone النبرات نفسها.
22. Subtext. Subtext app: AI writing assistant for texts and replies. صفحة الشركة؛ ولا يوجد تقييم مستقل لدقة Subtext.
23. OpenAI. How your data is used to improve model performance. OpenAI Help Center.
24. Grammarly. Product Improvement and Training Control. Grammarly Support.
25. Google. Learn how Gemini in Gmail, Calendar, Chat, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet, Vids & Pics protects your data. Gmail Help.
26. Microsoft. Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot. Microsoft Learn. آخر تحديث في 18 أغسطس 2026.
27. Subtext. Subtext | Terms, Privacy and your account. آخر تحديث للشروط في 26 يوليو 2026، وآخر تحديث لسياسة الخصوصية في 10 أكتوبر 2026.
28. TELUS Digital (26 February 2025). TELUS Digital Survey Reveals Enterprise Employees Are Entering Sensitive Data Into AI Assistants More Than You Think. استطلاع أجرته Pollfish في يناير 2025 على 1,000 بالغ أمريكي في شركات يعمل فيها 5,000 موظف أو أكثر ممن يستخدمون مساعد ذكاء اصطناعي في العمل. استطلاع من شركة تجارية.
29. PagerDuty (11 June 2026). PagerDuty Report Finds Two-Thirds (66%) of Office Professionals Have Used Unauthorized AI Tools at Work. استطلاع أجرته Wakefield Research على 1,250 من العاملين المهنيين في المكاتب من خارج وظائف تقنية المعلومات، في مؤسسات تبلغ إيراداتها 500 مليون دولار أو أكثر: 500 في الولايات المتحدة، و 250 في كل من المملكة المتحدة وأستراليا واليابان. استطلاع من شركة تجارية.
30. Cardon, P. W. (2008). A Critique of Hall’s Contexting Model: A Meta-Analysis of Literature on Intercultural Business and Technical Communication. Journal of Business and Technical Communication, 22(4), 399-428. يصف الملخص الورقة بأنها تحليل تلوي لعدد 224 مقالاً؛ ولم أقرأ إلا الملخص.
31. Kittler, M. G., Rygl, D., and Mackinnon, A. (2011). Beyond culture or beyond control? Reviewing the use of Hall’s high-/low-context concept. International Journal of Cross Cultural Management, 11(1), 63-82.
32. Sakai, S., Gao, A., Shoda, Y., and Reinecke, K. (2026). AI-Generated Email Drafts Shift Culturally Distinctive Communication Styles in Professional Email. arXiv preprint. نُشرت في 22 سبتمبر 2026. لم تخضع للتحكيم؛ وشمل التحليل 175 موظفاً بدوام كامل.