Is die e-mail passief-agressief, of gewoon kort?

“Per my last email.” “Noted.” “Just circling back.” Je kent ze wel, en je hebt waarschijnlijk weleens naar drie woorden van een collega zitten staren zonder te kunnen bepalen of er iets mis is. Ik ben medeoprichter van Subtext, en berichten van het werk zijn de berichten waar mensen ons het vaakst een screenshot van sturen, meestal met dezelfde vraag erbij.

Dit is het ding dat niemand die hierover schrijft je vertelt. Er is geen peer-reviewed onderzoek dat een van die zinnen apart heeft onderzocht. Niet “per my last email”, niet “noted”, niet “as previously discussed”. De beroemde ranglijsten komen allemaal uit één commerciële enquête. Wat wel onderzoek achter zich heeft, is smaller en nuttiger, en het wijst naar leestekens en opmaak in plaats van naar woordkeuze, en dat is precies de laag die Subtext gebouwd is om te lezen.

Waar de lijstjes met zinnen eigenlijk op gebaseerd zijn

De bron achter vrijwel elk artikel over passief-agressieve werkmail is een enquête uit 2023 onder 1.000 Amerikanen door een taalleerbedrijf. Daaruit kwam dat 83 procent weleens een passief-agressieve werkmail had ontvangen en dat “per my last email” bovenaan de lijst stond.

Dat is een commerciële enquête die zelfgerapporteerde perceptie meet. Er is nooit getest wat een afzender daadwerkelijk bedoelde. Het is een aardige indicatie van welke zinnen mensen irriteren, en dat is op zich de moeite van het weten waard, maar het is geen bewijs dat iemand daadwerkelijk passief-agressief was.

Ik zou dezelfde voorzichtigheid betrachten bij de kostencijfers die er omheen circuleren. De claim dat Amerikaanse bedrijven jaarlijks 1,2 biljoen dollar verliezen aan slechte communicatie, het cijfer van 62,4 miljoen per bedrijf, de verschillende cijfers per werknemer: elk cijfer dat ik natrok, leidde terug naar een persbericht of een blog van een leverancier, niet naar een studie. Geen van die cijfers zijn cijfers waar Subtext op leunt, om dezelfde reden: ze overleven geen blik op waar ze vandaan komen.

De afzender is hier slechter in dan die zelf denkt

De dragende onderzoeksbevinding hier gaat over overmoed, en komt van Kruger, Epley, Parker en Ng¹. Over vijf experimenten heen overschatten afzenders consequent hoe goed hun bedoelde toon zou overkomen. In de grootste studie, met 154 paren, voorspelden afzenders een nauwkeurigheid van 88,8 procent, en lezers haalden 70,4 procent.

Het mechanisme is dat je je eigen bedoelde toon hoort terwijl je schrijft, en dat je dat niet kunt uitzetten. Dat betekent dat de collega die “Noted.” stuurde, het als efficiënt hoorde, en geen manier had om dat te checken. Het is ook waarom een tweede lezer, mens of anderszins, de moeite waard is voordat je iets verstuurt dat verkeerd kan overkomen. Dat gat tussen je eigen toon horen en weten hoe iets daadwerkelijk overkomt, is precies het probleem waar Subtext in zit.

Het paper van Byron is degene die meestal wordt aangehaald voor de claim dat mensen werkmail negatiever lezen dan bedoeld². Goed om te weten dat het een conceptueel paper is in een theorietijdschrift. Geen steekproef, geen experiment, geen effectgrootte. Het stelt dat neutrale berichten als negatief gelezen worden en positieve als neutraal. Dat zijn stellingen, geen metingen, en wie er een getal uit citeert, leest het verkeerd.

Het veldbewijs wijst twee kanten op

Dit is de onenigheid, en die is echt.

Sillars en Zorn vroegen mensen om echte e-mails aan te leveren die ze als vervelend hadden ervaren, en lieten onafhankelijke waarnemers diezelfde berichten beoordelen³. Ontvangers beoordeelden ze negatiever dan de waarnemers deden. De auteurs noemen dit negatieve intensivering, en zeggen er onomwonden bij dat de effectgroottes klein waren, dat de steekproef niet aselect was, en dat iedereen die zich geen vervelende e-mail kon herinneren, werd uitgesloten. Het effect was sterker in een slecht communicatieklimaat en bij mensen in een ondergeschikte positie.

Pollmann en Roos wijzen de andere kant op⁴. Met echte berichten tussen mensen die elkaar al kenden, en door zowel de afzender als de ontvanger te bevragen, vonden ze dat ontvangers de bedoelde toon ongeveer goed inschatten. Hun tweede studie ging over werk- en onderwijse-mails, met 361 ontvangers en 61 gekoppelde afzenders, en vond geen betekenisvol gat. Ze vonden ook geen effect van berichtlengte op nauwkeurigheid.

Allebei kan waar zijn als het verkeerd lezen zich concentreert in eenmalige, dubbelzinnige berichten tussen mensen zonder gedeelde basislijn, en dat is precies wat een nieuwe klant of een collega twee afdelingen verderop is. Het betekent ook dat wat verkeerd lezen op het werk aanstuurt, niet toon in het abstract is. Het is hoeveel geschiedenis jullie samen hebben.

Dat onderscheid is waar Subtext omheen gebouwd is. Eén bericht lezen en een bericht lezen tegen de vijftig ervoor zijn verschillende problemen, en maar één daarvan is op te lossen door alleen naar de woorden te kijken.

Wat er daadwerkelijk is getest

De punt. Gunraj en collega’s vonden dat een antwoord van één woord dat op een punt eindigt, minder oprecht overkomt dan hetzelfde antwoord zonder punt, en dat het effect verdween zodra dezelfde gesprekjes als handgeschreven briefjes werden getoond⁵. Die handgeschreven controleconditie is de schoonste demonstratie in deze literatuur dat dezelfde woorden van betekenis verschuiven met het kanaal. Het betekent ook dat er indirecte steun is voor het idee dat “tuurlijk.” en “bedankt.” met een punt kouder overkomen. Let op de beperkingen: 126 bachelorstudenten, informele antwoorden van één woord, sms in plaats van Slack of Teams. Volzin-zakelijke e-mail gebruikt grammaticale punten als basislijn, dus de bevinding vertaalt zich niet naar een normale alinea.

Opknippen. Poirier, Cook en Klin leverden het enige gecontroleerde bewijs dat ik hierover kon vinden⁶. Een punt na elk woord zetten, zoals in “Nee. Gewoon. Ga.”, verhoogde de beoordeelde emotionele intensiteit van 5,13 naar 5,45 op een schaal van zeven punten, in een experiment met 80 deelnemers. Hetzelfde bericht opsplitsen in een reeks losse berichten van één woord deed iets vergelijkbaars. Elk woord op zijn eigen regel binnen één bericht zetten deed dat niet, wat de verklaring uitsluit dat het om meer ruimte innemen gaat. De moeite waard om te noemen: het ruwe verschil was 0,32 van een punt, ook al was het gestandaardiseerde effect groot, dus de omvang komt van een kleine variantie, niet van lezers die wild heen en weer slingeren.

Emoji in formele context. Glikson, Cheshin en van Kleef testten smileys bij eerste professioneel contact, over drie experimenten met 549 deelnemers uit 29 landen⁷. Smileys verhoogden de waargenomen warmte niet en verlaagden wel de waargenomen competentie. Een vooraf geregistreerde replicatie vond iets anders: de competentiestraf bleef overeind, maar warmte ging juist omhoog in plaats van vlak te blijven, en de moderatie door formaliteit repliceerde niet⁸. Courtice, Lawrence, Collin en Boutet testten emoji in gesimuleerde chatberichten op de werkvloer, met 243 deelnemers, en vonden dat geen emoji het hoogst scoorde op competentie en gepastheid, dat een brede glimlach ongeveer gelijk bleef wanneer die met positieve of neutrale tekst gecombineerd werd, en dat een frons de beoordelingen bij elk type berichtinhoud verlaagde⁹.

Uitroeptekens. Drie bronnen die uit elkaar gehouden moeten worden op basis van wat ze maten. Waseleski analyseerde de inhoud van 200 uitroepen op twee professionele discussielijsten en vond dat 32 procent vriendelijk was, 29,5 procent een punt benadrukte, en slechts 9,5 procent opgewondenheid aangaf¹⁰. Dat is een analyse van wat mensen schreven, en Waseleski noemt lezersperceptie expliciet een open vraag. Yin, Appel en Wakslak voerden vijf vooraf geregistreerde studies uit plus twee archiefstudies en vonden dat het uitroepteken vrouwelijk overkwam, de waargenomen warmte en het enthousiasme verhoogde, en de waargenomen macht en het analytisch denken verlaagde, ongeacht het geslacht van de afzender¹¹. De verzoening is dat het uitroepteken warmte koopt, weinig kost aan competentie, en iets kost aan waargenomen autoriteit. Dat is een echte afweging, geen vergissing, en het is precies het soort beslissing dat Subtext aan jou teruggeeft in plaats van die voor je te nemen.

Hoofdletters. Byron en Baldridge vonden dat een verzoek volledig in hoofdletters minder sympathiek werd beoordeeld dan hetzelfde verzoek in normaal schrift¹². Eén studie, en een extreem signaal.

Begroetingen, afsluitingen en hedging. Er bestaan geen gecontroleerde perceptiestudies op de werkvloer naar begroetingen of afsluitingen. Elke zelfverzekerde claim daarover is conventie, geen bewijs. Hedging heeft gedeeltelijke steun: Körner en collega’s vonden dat aarzelend taalgebruik samenhing met minder waargenomen macht, al bestond hun materiaal uit korte zelfbeschrijvingen geschreven door vreemden, niet uit werkmail¹³.

De statusclaim die niemand heeft getest

Er is een veelgehoord idee dat een kortaf “Noted” van een manager wordt vergoelijkt als efficiëntie, terwijl datzelfde bericht van een junior collega leest als weinig bewustzijn. Ik ben op zoek gegaan naar de studie. Die bestaat niet. Geen enkel gepubliceerd experiment manipuleert afzenderstatus en berichtkortheid tegelijk, en Subtext weegt status ook niet mee in hoe het een bericht leest, om dezelfde reden: er is niets om het tegen af te zetten.

Wat wel onderbouwd is, is dunner en interessanter. Sillars en Zorn vonden dat negatieve intensivering sterker was bij mensen in een ondergeschikte positie, en dat zit aan de kant van de ontvanger, niet van de afzender³. De Felice en Garretson analyseerden een deelverzameling van een groot, vrijgegeven e-mailcorpus en vonden verschillen tussen hiërarchieniveaus die te maken hadden met waar de berichten over gingen, niet met hun toon¹⁴.

Hetzelfde geldt voor de genderversie. De literatuur over de tegenreactie op directheid bij vrouwen is stevig, maar die komt uit vignetten over aannemen en beoordelen, niet uit chatberichten. Ondertussen bracht de meta-analyse over gendergebonden aarzelend taalgebruik 29 studies en 3.502 deelnemers samen en vond een klein effect, d = 0,23, sterk gemodereerd door context¹⁵. En drie van de recente berichtenstudies vonden helemaal geen effect van het geslacht van de afzender op competentie of sympathie.

Wat een verkeerd gelezen bericht daadwerkelijk kost

Dit is waar het bewijs beter is dan ik verwachtte.

Yuan, Park en Sliter maakten onderscheid tussen actieve e-mailonbeleefdheid, ofwel openlijke onbeleefdheid, en passieve e-mailonbeleefdheid, ofwel kortaffe antwoorden en genegeerd worden¹⁶. Over een enquête onder 233 werknemers en een dagboekstudie met 119 deelnemers heen, hing passieve onbeleefdheid samen met slapeloosheid, wat vervolgens een slechtere stemming aan het begin van de volgende werkdag voorspelde. Actieve onbeleefdheid hing niet samen met dezelfde uitkomsten.

Hun verklaring is degene die ertoe doet voor dit artikel: dubbelzinnigheid is wat de schade veroorzaakt. Een openlijk onbeleefd bericht is op zijn minst ondubbelzinnig. Een antwoord van drie woorden dat misschien niets betekent, is degene die je mee naar huis neemt. Die dubbelzinnigheid snel oplossen, in welke richting dan ook, is meer waard dan de formulering perfect krijgen, en dat is de klus die Subtext doet wanneer het een werkgesprek leest.

Bernuzzi, O’Shea, Setti en Sommovigo vonden een vergelijkbaar patroon bij 199 Italiaanse en 330 Britse werknemers, waarbij e-mailonbeleefdheid van collega’s samenhing met werk-privéconflict en emotionele uitputting¹⁷. Dit is allemaal correlationele zelfrapportage, dus het toont niet aan dat een kortaf bericht slapeloosheid veroorzaakt. Het toont wel aan dat de dubbelzinnige berichten de dure zijn.

Dus wat doe je

Ben je de ontvanger: de basisratio zegt dat je het waarschijnlijk ongeveer goed leest, zeker bij iemand die je goed kent. De zones waar verkeerd lezen zich concentreert, zijn eenmalige berichten van mensen zonder gedeelde geschiedenis, en berichten waarbij jij context toevoegt die de afzender niet had. Als het ertoe doet en je komt er niet uit, vraag het dan, want het alternatief is de dubbelzinnigheid een dag lang meedragen, en het onderzoek zegt dat dat de versie is waar een prijs aan hangt.

Ben je de afzender: je toon komt slechter over dan je denkt, en de oplossingen met echt bewijs erachter zijn onglamoureus. Stuur geen antwoord van drie woorden op iets waar iemand moeite in stak. Knip een bericht niet op in zes losse berichten als je geïrriteerd bent. Let op de afsluitende punt bij een antwoord van één woord. Zeg expliciet wat je bedoelt in plaats van het aan gevolgtrekking over te laten, iets waar direct experimenteel bewijs voor is: één regel die verwachtingen vastlegde, verwijderde een aangetoonde verkeerde lezing in een studie onder 4.004 werkende volwassenen¹⁸.

Kortaf “Noted.”

Leest voor de afzender als efficiënt · vertelt de ander niets over wat er hierna gebeurt

Expliciet “Begrepen, ik stuur je de herziene cijfers donderdagmiddag terug.”

Subtext markeert de versie van je bericht die kouder overkomt dan je bedoelde, en dat gaat op het werk vrijwel altijd over lengte en leestekens, niet over woorden. Het vertelt je ook wanneer er niets aan de hand is.

Gratis om te beginnen, op je telefoon of in de browser.

---

Denk je dat ik een studie verkeerd gelezen heb, of ken je onderzoek dat ik gemist heb? Laat het me weten op LinkedIn.

Samet Durgun is medeoprichter van Subtext, een app die de emotionele toon van je berichten oppikt en ze herschrijft in je eigen toon. Hij woont in Berlijn.

Bronnen

Genummerd in de volgorde waarin ze hierboven verschijnen. Waar een cijfer niet tegen de primaire bron geverifieerd kon worden, zegt de tekst dat. Gecontroleerd op 28 augustus 2026.

1. Kruger, J., Epley, N., Parker, J., and Ng, Z.-W. (2005). Egocentrism Over E-Mail: Can We Communicate as Well as We Think? Journal of Personality and Social Psychology, 89(6), 925 tot 936. De cijfers 88,8 en 70,4 komen uit Studie 3, met 154 paren. https://web-docs.stern.nyu.edu/pa/kruger_email_ego.pdf
2. Byron, K. (2008). Carrying Too Heavy a Load? The Communication and Miscommunication of Emotion by Email. Academy of Management Review, 33(2), 309 tot 327. Een conceptueel paper zonder steekproef en zonder effectgrootte. https://doi.org/10.5465/amr.2008.31193163
3. Sillars, A., and Zorn, T. E. (2021). Hypernegative Interpretation of Negatively Perceived Email at Work. Management Communication Quarterly, 35(2), 171 tot 200. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0893318920979828
4. Pollmann, M. M. H., and Roos, C. A. (2025). “I get u”. People correctly interpret the tone of text messages and emails. Computers in Human Behavior Reports, 18, artikel 100689. https://doi.org/10.1016/j.chbr.2025.100689
5. Gunraj, D. N., Drumm-Hewitt, A. M., Dashow, E. M., Upadhyay, S. S. N., and Klin, C. M. (2016). Texting insincerely: The role of the period in text messaging. Computers in Human Behavior, 55, 1067 tot 1075. https://doi.org/10.1016/j.chb.2015.11.003
6. Poirier, R. C., Cook, A. M., and Klin, C. M. (2025). Read. This. Slowly: mimicking spoken pauses in text messages. Frontiers in Psychology, 16, artikel 1410698. Het resultaat d = 1,16 komt uit Experiment 1, met 80 deelnemers. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2025.1410698
7. Glikson, E., Cheshin, A., and van Kleef, G. A. (2018). The Dark Side of a Smiley. Social Psychological and Personality Science, 9(5), 614 tot 625. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1948550617720269
8. van der Lee, C., Vermeulen, en collega’s (2023). A preregistered replication of Glikson et al. Experiment 3. Collabra: Psychology, 9(1), 90195. Data op osf.io/n7yc4. https://online.ucpress.edu/collabra
9. Courtice, E. L., Lawrence, M., Collin, C. A., and Boutet, I. (2026). Emojis at Work: The Effects of Emoji Use on Perceptions of Competence and Appropriateness. Collabra: Psychology, 12(1), artikel 147309. 243 deelnemers; vignetstudie. https://doi.org/10.1525/collabra.147309
10. Waseleski, C. (2006). Gender and the Use of Exclamation Points in Computer-Mediated Communication. Journal of Computer-Mediated Communication, 11(4), 1012 tot 1024. Een inhoudsanalyse van wat afzenders schreven, niet van lezersperceptie. https://academic.oup.com/jcmc/article/11/4/1012/4617714
11. Yin, Y., Appel, G., and Wakslak, C. J. (2025). “Nice to meet you.(!) Gendered norms in punctuation usage.” Journal of Experimental Social Psychology, 121, artikel 104812. Vijf vooraf geregistreerde studies plus twee archiefstudies. https://doi.org/10.1016/j.jesp.2025.104812
12. Byron, K., and Baldridge, D. C. (2007). E-Mail Recipients’ Impressions of Senders’ Likability. Journal of Business Communication, 44(2), 137 tot 160. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0021943606297902
13. Körner, R., Overbeck, J. R., Körner, E., and Schütz, A. (2024). Sense of power and language. Twee zero-acquaintance-studies met korte geschreven zelfbeschrijvingen, geen werkmail.
14. De Felice, R., and Garretson, G. (2018). Politeness at work in the Clinton email corpus. Journal of Politeness Research, 14(2). https://www.degruyter.com/journal/key/jplr/html
15. Leaper, C., and Robnett, R. D. (2011). Women Are More Likely Than Men to Use Tentative Language, Aren’t They? Psychology of Women Quarterly, 35(1), 129 tot 142. 29 studies, 3.502 deelnemers, d = 0,23. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0361684310392728
16. Yuan, Z., Park, Y., and Sliter, M. T. (2020). Put You Down Versus Tune You Out: Active and Passive Email Incivility. Occupational Health Science. Gedeeltelijk gefinancierd door een pilotbeurs van het Heartland Center for Occupational Health and Safety, met CDC- en NIOSH-trainingsbeurs T42OH008491. https://link.springer.com/journal/41542
17. Bernuzzi, C., O’Shea, D., Setti, I., and Sommovigo, V. (2024). “Mind your language! How and when victims of email incivility from colleagues experience work-life conflict and emotional exhaustion.” Current Psychology, 43(19), 17267 tot 17281. 199 Italiaanse en 330 Britse werknemers; cross-sectionele zelfrapportage. https://doi.org/10.1007/s12144-024-05689-z
18. Giurge, L. M., and Bohns, V. K. (2021). “You don’t need to answer right away!” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 167, 114 tot 128. Acht vooraf geregistreerde studies, 4.004 werkende volwassenen. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597821000480