Passiivis-aggressiivinen sähköposti: mitä tutkimus oikeasti osoittaa

“Per my last email.” “Noted.” “Just circling back.” Tunnistat nämä varmasti, ja olet luultavasti kokenut sen, että tuijotat kollegan lähettämää kolmen sanan viestiä etkä pysty päättelemään, onko jokin vialla. Olen Subtextin toinen perustaja, ja työviesteistä ihmiset lähettävät meille kuvakaappauksia useammin kuin mistään muusta, yleensä saman kysymyksen kera.

Tässä on asia, jota kukaan muu aiheesta kirjoittava ei kerro. Yhtäkään noista ilmauksista ei ole tutkittu erikseen vertaisarvioidussa tutkimuksessa. Ei “per my last email”, ei “noted”, ei “as previously discussed”. Kuuluisat listaukset perustuvat kaikki yhteen yrityksen teettämään kyselyyn. Se mistä on oikeasti tutkimusnäyttöä, on kapeampaa ja hyödyllisempää, ja se osoittaa välimerkkeihin ja muotoiluun sanamuodon sijaan, mikä on juuri se kerros, jota Subtext on rakennettu lukemaan.

Mihin ilmauslistat oikeasti perustuvat

Lähde, johon lähes jokainen passiivis-aggressiivista työsähköpostia käsittelevä artikkeli nojaa, on kielenoppimisyrityksen vuoden 2023 kysely 1 000 yhdysvaltalaiselle. Sen mukaan 83 prosenttia oli saanut passiivis-aggressiivisen työsähköpostin, ja kärjessä oli “per my last email”.

Kyse on yrityksen teettämästä kyselystä, joka mittaa itse raportoitua kokemusta. Se ei koskaan testannut, mitä kukaan lähettäjä oikeasti tarkoitti. Se kertoo kohtuullisen hyvin, mitkä ilmaukset ärsyttävät ihmisiä, mikä on ihan oikea ja tietämisen arvoinen asia, mutta se ei ole todiste siitä, että kukaan olisi ollut passiivis-aggressiivinen.

Suhtaudun samalla varauksella sen rinnalla kiertäviin kustannuslukuihin. Väite, että yhdysvaltalaiset yritykset menettävät vuosittain 1,2 biljoonaa dollaria huonon viestinnän takia, 62,4 miljoonan luku yritystä kohden, erilaiset työntekijäkohtaiset luvut: jokainen jonka jäljitin, johtaa lehdistötiedotteeseen tai yrityksen blogiin, ei tutkimukseen. Mikään niistä ei ole luku, johon Subtext nojaa, samasta syystä: ne eivät kestä sitä, että katsoo mistä ne ovat peräisin.

Lähettäjä on tässä huonompi kuin luulee

Tämän artikkelin kantava tutkimuslöydös koskee ylivarmuutta, ja se on peräisin tutkijoilta Kruger, Epley, Parker ja Ng¹. Viidessä kokeessa lähettäjät yliarvioivat johdonmukaisesti, kuinka hyvin heidän tarkoittamansa sävy välittyisi. Suurimmassa osatutkimuksessa, jossa oli 154 paria, lähettäjät ennustivat 88,8 prosentin tarkkuutta, ja lukijat ylsivät 70,4 prosenttiin.

Mekanismi on se, että kuulet kirjoittaessasi oman tarkoittamasi sävyn etkä pysty kytkemään sitä pois päältä. Se tarkoittaa, että kollega joka lähetti “Noted.” kuuli sen tehokkaana eikä hänellä ollut mitään keinoa tarkistaa asiaa. Se on myös syy, miksi toinen lukija, ihminen tai muu, kannattaa hankkia ennen kuin lähettää jotain mikä voisi mennä pieleen. Juuri se kuilu oman sävyn kuulemisen ja sen todellisen luentatavan tietämisen välillä on ongelma, jonka keskellä Subtext toimii.

Byronin artikkeli on se, johon yleensä vedotaan väitettäessä, että ihmiset lukevat työsähköpostin kielteisemmäksi kuin oli tarkoitus². Kannattaa tietää, että kyseessä on käsitteellinen artikkeli teorialehdessä. Ei otosta, ei koetta, ei efektikokoa. Se esittää, että neutraalit viestit luetaan kielteisinä ja myönteiset neutraaleina. Nämä ovat väittämiä eivätkä mittauksia, ja jokainen joka lainaa siitä jonkin luvun, on ymmärtänyt sen väärin.

Kenttänäyttö osoittaa molempiin suuntiin

Tässä on se erimielisyys, ja se on todellinen.

Sillars ja Zorn pyysivät ihmisiä toimittamaan oikeita sähköposteja, jotka olivat tuntuneet heistä ikäviltä, ja pyysivät sitten riippumattomia arvioijia arvioimaan samat viestit³. Vastaanottajat arvioivat ne kielteisemmiksi kuin arvioijat. Kirjoittajat kutsuvat tätä kielteiseksi voimistumiseksi, ja he toteavat suoraan, että efektikoot olivat pieniä, otos ei ollut satunnainen, ja kaikki jotka eivät muistaneet ikävää sähköpostia, karsittiin pois. Ilmiö oli voimakkaampi huonoissa viestintäilmapiireissä ja hierarkiassa alempana olevien keskuudessa.

Pollmann ja Roos osoittavat toiseen suuntaan⁴. He käyttivät oikeita viestejä ihmisten välillä, jotka jo tunsivat toisensa, ja kysyivät sekä lähettäjältä että vastaanottajalta, ja havaitsivat, että vastaanottajat tulkitsivat tarkoitetun sävyn suunnilleen oikein. Heidän toinen osatutkimuksensa kattoi työ- ja opiskelusähköposteja, 361 vastaanottajaa ja 61 vastaavaa lähettäjää, eikä löytänyt merkittävää eroa. He eivät myöskään löytäneet viestin pituudella olevan vaikutusta tarkkuuteen.

Molemmat voivat pitää paikkansa, jos väärintulkinta keskittyy kertaluonteisiin monitulkintaisiin viesteihin ihmisten välillä, joilla ei ole yhteistä perustaa, mikä pätee juuri uuteen asiakkaaseen tai kahden osaston päässä olevaan kollegaan. Se tarkoittaa myös, että työssä väärintulkintoja ajaa jokin muu kuin sävy sinänsä. Kyse on siitä, kuinka paljon yhteistä historiaa teillä kahdella on.

Juuri tämän erottelun ympärille Subtext on rakennettu. Yksittäisen viestin lukeminen ja viestin lukeminen viidenkymmenen edeltäneen viestin valossa ovat eri ongelmia, ja vain toinen niistä ratkeaa katsomalla pelkkiä sanoja.

Mitä on oikeasti testattu

Piste. Gunraj kollegoineen havaitsi, että pisteeseen päättyvä yhden sanan vastaus luettiin vähemmän vilpittömäksi kuin sama vastaus ilman pistettä, ja efekti hävisi, kun samat viestivaihdot esitettiin käsin kirjoitettuina lappusina⁵. Tuo käsialakontrolli on tämän tutkimuskirjallisuuden puhtain osoitus siitä, että samat sanat vaihtavat merkitystä kanavan mukaan. Se tarkoittaa myös, että ajatuksella, jonka mukaan pisteellä varustetut “sure.” ja “thanks.” luetaan viileämmiksi, on epäsuoraa tukea. Huomaa rajoitukset: 126 yliopisto-opiskelijaa, yhden sanan rentoja vastauksia, tekstiviestittelyä eikä Slackia tai Teamsia. Kokolauseinen liikesähköposti käyttää kieliopillista pistettä lähtökohtanaan, joten löydös ei siirry sellaisenaan tavalliseen kappaleeseen.

Pilkkominen. Poirier, Cook ja Klin toteuttivat ainoan kontrolloidun näytön, jonka löysin tästä aiheesta⁶. Pisteen laittaminen jokaisen sanan jälkeen, kuten kohdassa “No. Just. Go.”, nosti arvioitua tunneintensiteettiä 5,13:sta 5,45:een seitsemänportaisella asteikolla, kokeessa jossa oli 80 osallistujaa. Saman viestin pilkkominen sarjaksi erillisiä yhden sanan lähetyksiä teki jotain samankaltaista. Jokaisen sanan laittaminen omalle rivilleen yhden viestin sisällä ei tehnyt niin, mikä sulkee pois selityksen, että kyse olisi vain enemmän tilaa vievästä viestistä. Kannattaa huomata, että raakaero oli 0,32 pistettä, vaikka standardoitu efekti oli suuri, joten koko syntyy pienestä varianssista eikä siitä, että lukijat heittelehtisivät villisti.

Emojit muodollisissa yhteyksissä. Glikson, Cheshin ja van Kleef testasivat hymiöitä ensikontaktissa ammattimaisessa yhteydessä kolmessa kokeessa, joissa oli 549 osallistujaa 29 maasta⁷. Hymiöt eivät nostaneet koettua lämpöä, mutta laskivat koettua pätevyyttä. Ennalta rekisteröity toisinto löysi jotain erilaista: pätevyyssakko säilyi, mutta lämpö nousi sen sijaan että olisi pysynyt ennallaan, eikä muodollisuuden vaikutusta pystytty toistamaan⁸. Courtice, Lawrence, Collin ja Boutet testasivat emojeja simuloiduissa työpaikan pikaviesteissä 243 osallistujalla ja havaitsivat, ettei mikään emoji saanut korkeinta arvosanaa sekä pätevyydessä että sopivuudessa, hymyilevä naama pysyi suunnilleen ennallaan, kun se yhdistettiin myönteiseen tai neutraaliin tekstiin, ja surullinen naama laski arvioita kaikenlaisen viestisisällön kohdalla⁹.

Huutomerkit. Kolme lähdettä, jotka on syytä erottaa toisistaan sen perusteella, mitä ne mittasivat. Waseleski analysoi sisällönanalyysillä 200 huutomerkkiä kahdella ammattilaisten keskustelulistalla ja havaitsi, että 32 prosenttia oli ystävällisiä, 29,5 prosenttia korosti jotain asiaa, ja vain 9,5 prosenttia ilmaisi kiihtyneisyyttä¹⁰. Tämä on analyysi siitä, mitä ihmiset kirjoittivat, ja Waseleski nimeää nimenomaisesti lukijan kokemuksen avoimeksi kysymykseksi. Yin, Appel ja Wakslak toteuttivat viisi ennalta rekisteröityä tutkimusta sekä kaksi arkistotutkimusta ja havaitsivat, että huutomerkki luetaan feminiinisenä, nostaa koettua lämpöä ja innostuneisuutta, ja laskee koettua valtaa ja analyyttistä ajattelua, riippumatta lähettäjän sukupuolesta¹¹. Yhteensovitus on se, että huutomerkki ostaa lämpöä, maksaa vain vähän pätevyydessä, ja maksaa jotain koetussa auktoriteetissa. Tämä on aito kompromissi eikä virhe, ja se on juuri sellainen ratkaisu, jonka Subtext jättää sinun päätettäväksesi sen sijaan että päättäisi puolestasi.

Isot kirjaimet. Byron ja Baldridge havaitsivat, että kokonaan isoin kirjaimin kirjoitettu pyyntö arvioitiin vähemmän pidettäväksi kuin sama pyyntö tavallisella kirjoitustavalla¹². Yksi tutkimus, ja äärimmäinen vihje.

Tervehdykset, lopetukset ja varovainen kielenkäyttö. Tervehdyksistä tai lopetuksista ei ole olemassa kontrolloituja työpaikan havaintotutkimuksia. Jokainen varma väite niistä on käytäntöä eikä näyttöä. Varovaiselle kielenkäytölle on osittaista tukea: Körner kollegoineen havaitsi, että varovaiset sanavalinnat liittyivät matalampaan koettuun valtaan, vaikka heidän aineistonsa koostui vieraiden kirjoittamista lyhyistä itsekuvauksista eikä työsähköposteista¹³.

Asemaväite, jota kukaan ei ole testannut

Laajalti toistettu ajatus kuuluu, että esihenkilön niukkasanainen “Noted” selitetään tehokkuudeksi, kun taas identtinen viesti junioritason kollegalta luetaan huonona tilannetajuna. Lähdin etsimään tutkimusta. Sitä ei ole. Yksikään julkaistu koe ei manipuloi lähettäjän asemaa ja viestin niukkuutta yhdessä, eikä Subtext myöskään ota asemaa huomioon lukiessaan viestiä, samasta syystä: sitä vasten ei ole mitään mihin punnita.

Se mikä on näytön tukemaa, on ohuempaa ja kiinnostavampaa. Sillars ja Zorn havaitsivat kielteisen voimistumisen olevan voimakkaampaa hierarkiassa alempana olevien keskuudessa, mikä on vastaanottajan puoli eikä lähettäjän puoli³. De Felice ja Garretson analysoivat osan laajasta julkaistusta sähköpostikorpuksesta ja havaitsivat eroja hierarkiatasojen välillä, jotka liittyivät siihen, mistä viestit kertoivat, ei niiden sävyyn¹⁴.

Sama pätee sukupuoliversioon. Vastareaktiota käsittelevä tutkimuskirjallisuus siitä, kun naiset ilmaisevat suoruutta, on vankkaa, mutta se on peräisin rekrytointi- ja arviointiskenaarioista, ei chat-viesteistä. Sitä vastoin sukupuolittunutta varovaista kielenkäyttöä käsittelevä meta-analyysi yhdisti 29 tutkimusta ja 3 502 osallistujaa ja löysi pienen efektin, d = 0,23, jota konteksti muunteli voimakkaasti¹⁵. Ja kolme tuoreista viestitutkimuksista ei löytänyt lainkaan lähettäjän sukupuolen vaikutusta pätevyyteen tai pidettävyyteen.

Mitä väärintulkittu viesti oikeasti maksaa

Tässä kohtaa näyttö on parempaa kuin odotin.

Yuan, Park ja Sliter erottivat aktiivisen sähköpostiepäkohteliaisuuden, eli avoimen töykeyden, passiivisesta sähköpostiepäkohteliaisuudesta, eli niukoista vastauksista ja huomiotta jättämisestä¹⁶. Sekä 233 työntekijän kyselyssä että 119 hengen päiväkirjatutkimuksessa passiivinen epäkohteliaisuus oli yhteydessä unettomuuteen, joka puolestaan ennusti huonompaa mielialaa seuraavan työpäivän alussa. Aktiivinen epäkohteliaisuus ei ollut yhteydessä samoihin lopputulemiin.

Heidän selityksensä on se, joka on tämän artikkelin kannalta olennainen: monitulkintaisuus on se, mikä tekee vahingon. Avoimen töykeä viesti on ainakin yksiselitteinen. Kolmen sanan vastaus, joka ei ehkä tarkoita mitään, on se jonka viet mukanasi kotiin. Tuon monitulkintaisuuden ratkaiseminen nopeasti, suuntaan tai toiseen, on arvokkaampaa kuin sanamuodon hiominen täydelliseksi, ja se on juuri se työ, jonka Subtext tekee lukiessaan työviestiketjua.

Bernuzzi, O’Shea, Setti ja Sommovigo havaitsivat samanlaisen kaavan 199 italialaisen ja 330 brittiläisen työntekijän joukossa: kollegoiden sähköpostiepäkohteliaisuus oli yhteydessä työn ja yksityiselämän ristiriitaan sekä tunneperäiseen uupumukseen¹⁷. Kaikki tämä on korrelatiivista itseraportointia, joten se ei osoita, että niukka viesti aiheuttaisi unettomuutta. Se kylläkin osoittaa, että monitulkintaiset viestit ovat niitä kalliita.

Mitä siis kannattaa tehdä

Jos olet vastaanottaja: perustaso kertoo, että luet viestin luultavasti suunnilleen oikein, varsinkin jos tunnet lähettäjän hyvin. Väärintulkinnat keskittyvät kertaluonteisiin viesteihin ihmisiltä, joiden kanssa sinulla ei ole yhteistä historiaa, sekä viesteihin, joihin täydennät kontekstia jota lähettäjällä ei ollut. Jos asialla on väliä etkä pysty päättelemään, kysy, koska vaihtoehto on kantaa monitulkintaisuutta mukanasi koko päivän, ja tutkimuksen mukaan juuri siihen versioon liittyy kustannus.

Jos olet lähettäjä: sävysi välittyy huonommin kuin luulet, ja ne korjaukset, joiden takana on oikeaa näyttöä, eivät ole kovin näyttäviä. Älä lähetä kolmen sanan vastausta johonkin, mikä vaati toiselta vaivannäköä. Älä pilko viestiä kuuteen erilliseen lähetykseen, kun olet ärsyyntynyt. Tarkkaile pistettä yhden sanan vastauksen lopussa. Sano se, mitä tarkoitat, suoraan sen sijaan että jättäisit sen pääteltäväksi, millä on suoraa kokeellista tukea: yksi rivi, joka asetti odotukset, poisti dokumentoidun väärintulkinnan tutkimuksessa jossa oli 4 004 työssäkäyvää aikuista¹⁸.

Niukkasanainen “Noted.”

Luetaan lähettäjälle tehokkaana · ei kerro toiselle mitään siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu

Suoraan “Selvä, toimitan sinulle päivitetyt luvut torstai-iltapäivään mennessä.”

Subtext merkitsee sen version viestistäsi, joka lukee kylmemmältä kuin tarkoitit, ja töissä kyse on lähes aina pituudesta ja välimerkeistä eikä sanoista. Se myös kertoo, kun mikään ei ole vialla.

Aloita ilmaiseksi, puhelimessa tai selaimessa.

Jos mielestäsi luin jonkin tutkimuksen väärin, tai tiedät tästä aiheesta tutkimusta jonka olen jättänyt huomiotta, kerro minulle LinkedInissä.

Samet Durgun on Subtextin toinen perustaja. Subtext nappaa viestiesi tunnesävyn ja kirjoittaa ne uusiksi sinun omalla äänelläsi. Hän asuu Berliinissä.

Lähteet

Numeroitu esiintymisjärjestyksessä yllä. Niissä kohdissa, joissa lukua ei ole voitu vahvistaa alkuperäislähteestä, teksti sanoo niin. Tarkistettu 28.8.2026.

Kruger, J., Epley, N., Parker, J., & Ng, Z.-W. (2005). Egocentrism Over E-Mail: Can We Communicate as Well as We Think? Journal of Personality and Social Psychology, 89(6), 925-936. Luvut 88,8 ja 70,4 ovat osatutkimuksesta 3, jossa oli 154 paria. https://web-docs.stern.nyu.edu/pa/kruger_email_ego.pdf
Byron, K. (2008). Carrying Too Heavy a Load? The Communication and Miscommunication of Emotion by Email. Academy of Management Review, 33(2), 309-327. Käsitteellinen artikkeli ilman otosta ja ilman efektikokoa. https://doi.org/10.5465/amr.2008.31193163
Sillars, A., & Zorn, T. E. (2021). Hypernegative Interpretation of Negatively Perceived Email at Work. Management Communication Quarterly, 35(2), 171-200. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0893318920979828
Pollmann, M. M. H., & Roos, C. A. (2025). “I get u”. People correctly interpret the tone of text messages and emails. Computers in Human Behavior Reports, 18, article 100689. https://doi.org/10.1016/j.chbr.2025.100689
Gunraj, D. N., Drumm-Hewitt, A. M., Dashow, E. M., Upadhyay, S. S. N., & Klin, C. M. (2016). Texting insincerely: The role of the period in text messaging. Computers in Human Behavior, 55, 1067-1075. https://doi.org/10.1016/j.chb.2015.11.003
Poirier, R. C., Cook, A. M., & Klin, C. M. (2025). Read. This. Slowly: mimicking spoken pauses in text messages. Frontiers in Psychology, 16, article 1410698. Tulos d = 1,16 on kokeesta 1, jossa oli 80 osallistujaa. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2025.1410698
Glikson, E., Cheshin, A., & van Kleef, G. A. (2018). The Dark Side of a Smiley. Social Psychological and Personality Science, 9(5), 614-625. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1948550617720269
van der Lee, C., Vermeulen, ja kollegat (2023). A preregistered replication of Glikson et al. Experiment 3. Collabra: Psychology, 9(1), 90195. Data osoitteessa osf.io/n7yc4. https://online.ucpress.edu/collabra
Courtice, E. L., Lawrence, M., Collin, C. A., & Boutet, I. (2026). Emojis at Work: The Effects of Emoji Use on Perceptions of Competence and Appropriateness. Collabra: Psychology, 12(1), article 147309. 243 osallistujaa; vinjettitutkimus. https://doi.org/10.1525/collabra.147309
Waseleski, C. (2006). Gender and the Use of Exclamation Points in Computer-Mediated Communication. Journal of Computer-Mediated Communication, 11(4), 1012-1024. Sisällönanalyysi siitä, mitä lähettäjät kirjoittivat, ei lukijan kokemuksesta. https://academic.oup.com/jcmc/article/11/4/1012/4617714
Yin, Y., Appel, G., & Wakslak, C. J. (2025). “Nice to meet you.(!) Gendered norms in punctuation usage.” Journal of Experimental Social Psychology, 121, article 104812. Viisi ennalta rekisteröityä tutkimusta sekä kaksi arkistotutkimusta. https://doi.org/10.1016/j.jesp.2025.104812
Byron, K., & Baldridge, D. C. (2007). E-Mail Recipients’ Impressions of Senders’ Likability. Journal of Business Communication, 44(2), 137-160. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0021943606297902
Körner, R., Overbeck, J. R., Körner, E., & Schütz, A. (2024). Sense of power and language. Kaksi tuntemattomuustutkimusta, joissa käytettiin lyhyitä kirjallisia itsekuvauksia, ei työsähköposteja.
De Felice, R., & Garretson, G. (2018). Politeness at work in the Clinton email corpus. Journal of Politeness Research, 14(2). https://www.degruyter.com/journal/key/jplr/html
Leaper, C., & Robnett, R. D. (2011). Women Are More Likely Than Men to Use Tentative Language, Aren’t They? Psychology of Women Quarterly, 35(1), 129-142. 29 tutkimusta, 3 502 osallistujaa, d = 0,23. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0361684310392728
Yuan, Z., Park, Y., & Sliter, M. T. (2020). Put You Down Versus Tune You Out: Active and Passive Email Incivility. Occupational Health Science. Rahoitettu osin Heartland Center for Occupational Health and Safetyn pilottiapurahalla, sekä CDC:n ja NIOSH:n koulutusapurahalla T42OH008491. https://link.springer.com/journal/41542
Bernuzzi, C., O’Shea, D., Setti, I., & Sommovigo, V. (2024). “Mind your language! How and when victims of email incivility from colleagues experience work-life conflict and emotional exhaustion.” Current Psychology, 43(19), 17267-17281. 199 italialaista ja 330 brittiläistä työntekijää; poikkileikkausasetelma, itseraportointi. https://doi.org/10.1007/s12144-024-05689-z
Giurge, L. M., & Bohns, V. K. (2021). “You don’t need to answer right away!” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 167, 114-128. Kahdeksan ennalta rekisteröityä tutkimusta, 4 004 työssäkäyvää aikuista. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597821000480