Ist diese E-Mail passiv-aggressiv, oder einfach nur kurz?

„Per my last email.“ „Noted.“ „Just circling back.“ Diese Formulierungen kennst du, und du hast wahrscheinlich schon einmal drei Wörter von einer Kollegin oder einem Kollegen angestarrt und nicht sagen können, ob etwas nicht stimmt. Ich habe Subtext mitgegründet, und Arbeitsnachrichten sind die, von denen uns Menschen am häufigsten Screenshots schicken, meistens mit derselben Frage dazu.

Hier ist, was dir niemand sagt, der darüber schreibt. Es gibt keine begutachtete Forschung, die auch nur eine dieser Formulierungen isoliert untersucht hat. Nicht „per my last email“, nicht „noted“, nicht „as previously discussed“. Die berühmten Ranglisten stammen alle aus derselben einen Anbieterumfrage. Was tatsächlich Forschung dahinter hat, ist enger gefasst und nützlicher, und es zeigt auf Zeichensetzung und Formatierung statt auf Wortwahl, und genau diese Ebene ist es, die Subtext lesen soll.

Worauf die Formulierungslisten eigentlich beruhen

Die Quelle hinter fast jedem Artikel über passiv-aggressive Arbeits-E-Mails ist eine Umfrage aus dem Jahr 2023 unter 1.000 Amerikanerinnen und Amerikanern, durchgeführt von einem Sprachlernunternehmen. Sie ergab, dass 83 Prozent schon einmal eine passiv-aggressive Arbeits-E-Mail erhalten hatten und dass „per my last email“ die Liste anführte.

Das ist eine Anbieterumfrage, die selbstberichtete Wahrnehmung misst. Sie hat nie geprüft, was eine absendende Person tatsächlich gemeint hat. Sie liefert einen brauchbaren Eindruck davon, welche Formulierungen Menschen nerven, was durchaus wissenswert ist, aber sie ist kein Beleg dafür, dass irgendjemand tatsächlich passiv-aggressiv war.

Bei den Kostenzahlen, die parallel dazu kursieren, wäre ich genauso vorsichtig. Die Behauptung, US-Unternehmen würden jährlich 1,2 Billionen Dollar durch schlechte Kommunikation verlieren, die Zahl von 62,4 Millionen pro Unternehmen, die verschiedenen Zahlen pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter: Jede Einzelne, der ich nachgegangen bin, führt zu einer Pressemitteilung oder einem Anbieter-Blog zurück, nicht zu einer Studie. Keine dieser Zahlen ist eine, auf die sich Subtext verlässt, aus demselben Grund: Sie halten einem Blick auf ihre Herkunft nicht stand.

Die sendende Person ist darin schlechter, als sie denkt

Der tragende Forschungsbefund hier betrifft Übersicherheit, und er stammt von Kruger, Epley, Parker und Ng¹. Über fünf Experimente hinweg überschätzten Absenderinnen und Absender durchgehend, wie gut ihr beabsichtigter Ton ankommen würde. In der größten Studie, mit 154 Paaren, sagten die Absendenden eine Trefferquote von 88,8 Prozent voraus, tatsächlich erreichten die Lesenden 70,4.

Der Mechanismus dahinter: Du hörst beim Schreiben deinen eigenen beabsichtigten Ton, und du kannst das nicht abschalten. Das heißt, die Kollegin oder der Kollege, die oder der „Noted.“ geschickt hat, hörte darin Effizienz und hatte keine Möglichkeit, das zu überprüfen. Genau deshalb lohnt sich eine zweite lesende Instanz, ob Mensch oder nicht, bevor du etwas verschickst, das falsch ankommen könnte. Diese Lücke zwischen dem, was du selbst hörst, und dem, wie es tatsächlich gelesen wird, ist genau das Problem, in dem Subtext sitzt.

Byrons Paper ist das, das üblicherweise für die Behauptung zitiert wird, Menschen würden Arbeits-E-Mails negativer lesen als beabsichtigt². Wissenswert dabei: Es ist ein konzeptionelles Paper in einer Theoriezeitschrift. Keine Stichprobe, kein Experiment, keine Effektstärke. Es schlägt vor, dass neutrale Nachrichten als negativ und positive als neutral gelesen werden. Das sind Thesen, keine Messungen, und wer daraus eine Zahl zitiert, liest das Paper falsch.

Die Feldevidenz zeigt in beide Richtungen

Das ist der Widerspruch, und er ist echt.

Sillars und Zorn baten Menschen, echte E-Mails beizusteuern, die sie als verstörend empfunden hatten, und ließen dann unabhängige Beobachtende dieselben Nachrichten bewerten³. Die Empfangenden bewerteten sie negativer als die Beobachtenden. Die Autorinnen und Autoren nennen das negative Intensivierung, und sie sagen unumwunden, dass die Effektstärken klein waren, die Stichprobe nicht zufällig gezogen wurde und wer sich an keine verstörende E-Mail erinnern konnte, aussortiert wurde. Der Effekt war stärker in schlechten Kommunikationsklimas und bei Menschen in untergeordneten Positionen.

Pollmann und Roos weisen in die andere Richtung⁴. Mit echten Nachrichten zwischen Menschen, die sich bereits kannten, und mit Befragung sowohl der sendenden als auch der empfangenden Person fanden sie, dass die Empfangenden den beabsichtigten Ton ungefähr richtig erfassten. Ihre zweite Studie erfasste Arbeits- und Bildungs-E-Mails, mit 361 Empfangenden und 61 zugeordneten Sendenden, und fand keine bedeutsame Lücke. Sie fanden außerdem keinen Effekt der Nachrichtenlänge auf die Trefferquote.

Beides kann gleichzeitig stimmen, wenn sich das Missverstehen auf einmalige, mehrdeutige Nachrichten zwischen Menschen ohne gemeinsame Ausgangsbasis konzentriert, und genau das sind eine neue Kundin oder ein Kollege zwei Abteilungen weiter. Das heißt auch: Was Fehldeutungen bei der Arbeit antreibt, ist nicht der Ton an sich. Es ist, wie viel gemeinsame Geschichte ihr beide habt.

Genau um diese Unterscheidung herum ist Subtext gebaut. Eine einzelne Nachricht zu lesen und eine Nachricht vor dem Hintergrund der fünfzig davor zu lesen, sind zwei verschiedene Probleme, und nur eines davon lässt sich allein anhand der Worte lösen.

Was tatsächlich getestet wurde

Der Punkt. Gunraj und Kolleginnen und Kollegen fanden, dass eine Ein-Wort-Antwort mit einem Punkt am Ende weniger aufrichtig gelesen wurde als dieselbe Antwort ohne, und der Effekt verschwand, wenn dieselben Wechsel als handschriftliche Notizen gezeigt wurden⁵. Diese handschriftliche Kontrollbedingung ist der sauberste Beleg in dieser Literatur dafür, dass dieselben Worte je nach Kanal ihre Bedeutung verschieben. Das heißt auch, es gibt indirekte Unterstützung für die Vorstellung, dass „sure.“ und „thanks.“ mit Punkt kühler wirken. Die Grenzen sind zu beachten: 126 Bachelorstudierende, lockere Ein-Wort-Antworten, Textnachrichten statt Slack oder Teams. Vollständige Business-E-Mails setzen grammatische Punkte als Standard, der Befund überträgt sich also nicht auf einen normalen Absatz.

Fragmentierung. Poirier, Cook und Klin lieferten die einzige kontrollierte Evidenz, die ich dazu gefunden habe⁶. Nach jedem Wort einen Punkt zu setzen, wie in „No. Just. Go.“, hob die bewertete emotionale Intensität von 5,13 auf 5,45 auf einer siebenstufigen Skala, in einem Experiment mit 80 Teilnehmenden. Dieselbe Nachricht in eine Reihe separater Ein-Wort-Sendungen aufzubrechen, wirkte ähnlich. Jedes Wort innerhalb einer einzigen Nachricht auf eine eigene Zeile zu setzen, tat das nicht, was die Erklärung ausschließt, es gehe einfach darum, mehr Platz einzunehmen. Bemerkenswert: Der rohe Unterschied betrug 0,32 Punkte, obwohl die standardisierte Effektstärke groß war, die Größe kommt also aus geringer Varianz und nicht daher, dass Lesende wild hin- und herschwanken.

Emoji in formellen Kontexten. Glikson, Cheshin und van Kleef testeten Smileys im erstmaligen beruflichen Kontakt über drei Experimente mit 549 Teilnehmenden aus 29 Ländern⁷. Smileys hoben die wahrgenommene Wärme nicht an und senkten die wahrgenommene Kompetenz. Eine präregistrierte Replikation fand etwas anderes: Der Kompetenz-Abschlag blieb bestehen, aber die Wärme stieg an, statt gleich zu bleiben, und die Moderation durch Formalität replizierte nicht⁸. Courtice, Lawrence, Collin und Boutet testeten Emoji in simulierten beruflichen Instant-Messages mit 243 Teilnehmenden und fanden: Kein Emoji erzielte die höchsten Werte bei Kompetenz und Angemessenheit, ein grinsendes Gesicht blieb bei positivem oder neutralem Text ungefähr stabil, und ein missmutiges Gesicht senkte die Bewertungen bei jeder Art von Nachrichteninhalt⁹.

Ausrufezeichen. Drei Quellen, die man danach trennen muss, was sie eigentlich gemessen haben. Waseleskis Inhaltsanalyse von 200 Ausrufezeichen aus zwei beruflichen Diskussionslisten fand, dass 32 Prozent freundlich waren, 29,5 Prozent eine Aussage betonten und nur 9,5 Prozent Erregtheit anzeigten¹⁰. Das ist eine Analyse dessen, was Menschen geschrieben haben, und Waseleski nennt die Wahrnehmung der Lesenden ausdrücklich als offene Frage. Yin, Appel und Wakslak führten fünf präregistrierte Studien plus zwei archivbasierte durch und fanden, dass Ausrufezeichen als feminin gelesen wurden, wahrgenommene Wärme und Begeisterung anhoben und wahrgenommene Macht und analytisches Denken senkten, unabhängig vom Geschlecht der sendenden Person¹¹. Die Auflösung des scheinbaren Widerspruchs: Ausrufezeichen erkaufen Wärme, kosten wenig an Kompetenz und kosten etwas an wahrgenommener Autorität. Das ist ein echter Kompromiss und kein Fehler, und es ist genau die Art von Entscheidung, die Subtext dir zurückgibt, statt sie für dich zu treffen.

Großbuchstaben. Byron und Baldridge fanden, dass eine Bitte komplett in Großbuchstaben als weniger sympathisch bewertet wurde als dieselbe Bitte in normaler Schreibweise¹². Eine Studie, und ein extremes Signal.

Begrüßungen, Grußformeln und Abschwächungen. Für Begrüßungen oder Grußformeln existieren keine kontrollierten Wahrnehmungsstudien am Arbeitsplatz. Jede selbstsichere Behauptung darüber ist Konvention, keine Evidenz. Für abschwächende Formulierungen gibt es Teilbelege: Körner und Kolleginnen und Kollegen fanden, dass zögerliche Wörter mit geringerer wahrgenommener Macht zusammenhingen, wobei ihr Material kurze Selbstbeschreibungen von Fremden waren und keine Arbeits-E-Mails¹³.

Die Statusbehauptung, die niemand getestet hat

Es gibt eine weitverbreitete Vorstellung, dass ein knappes „Noted“ von einer Führungskraft als Effizienz durchgeht, während dieselbe Nachricht von einer rangniedrigeren Kollegin oder einem rangniedrigeren Kollegen als mangelndes Gespür gelesen wird. Ich habe nach der Studie dazu gesucht. Es gibt sie nicht. Kein veröffentlichtes Experiment manipuliert Sender-Status und Nachrichtenkürze gemeinsam, und auch Subtext bezieht Status nicht mit ein, wenn es eine Nachricht liest, aus demselben Grund: Es gibt nichts, wogegen man ihn abwägen könnte.

Was tatsächlich belegt ist, ist dünner und interessanter. Sillars und Zorn fanden, dass negative Intensivierung bei Menschen in untergeordneten Positionen stärker ausfiel, und das betrifft die Empfängerseite, nicht die Absenderseite³. De Felice und Garretson analysierten einen Ausschnitt eines großen, veröffentlichten E-Mail-Korpus und fanden Unterschiede zwischen Hierarchieebenen, die damit zusammenhingen, worum es in den Nachrichten ging, nicht mit ihrem Ton¹⁴.

Dasselbe gilt für die Geschlechterversion davon. Die Backlash-Literatur zu Frauen, die sich direkt äußern, ist solide, stammt aber aus Einstellungs- und Bewertungsvignetten, nicht aus Chatnachrichten. Die Metaanalyse zu geschlechtsspezifischer, zögerlicher Sprache dagegen fasste 29 Studien mit 3.502 Teilnehmenden zusammen und fand einen kleinen Effekt, d = 0,23, stark moderiert durch den Kontext¹⁵. Und drei der neueren Studien zu Nachrichten fanden überhaupt keinen Effekt des Absender-Geschlechts auf Kompetenz oder Sympathie.

Was eine missverstandene Nachricht tatsächlich kostet

Hier ist die Evidenz besser, als ich erwartet hatte.

Yuan, Park und Sliter unterschieden aktive E-Mail-Unhöflichkeit, gemeint ist offene Unhöflichkeit, von passiver E-Mail-Unhöflichkeit, gemeint sind knappe Antworten und Ignoriertwerden¹⁶. Über eine Befragung von 233 Angestellten und eine tägliche Tagebuchstudie mit 119 Personen hinweg hing passive Unhöflichkeit mit Schlaflosigkeit zusammen, die wiederum schlechtere Stimmung zu Beginn des nächsten Arbeitstags vorhersagte. Aktive Unhöflichkeit hing nicht mit denselben Folgen zusammen.

Ihre Erklärung ist die, die für diesen Artikel zählt: Mehrdeutigkeit ist es, die den Schaden anrichtet. Eine offen unhöfliche Nachricht ist wenigstens eindeutig. Eine Drei-Wort-Antwort, die vielleicht gar nichts bedeutet, ist die, die du mit nach Hause nimmst. Diese Mehrdeutigkeit schnell aufzulösen, in welche Richtung auch immer, ist mehr wert, als die Formulierung perfekt hinzubekommen, und genau das ist die Aufgabe, die Subtext übernimmt, wenn es einen Arbeits-Thread liest.

Bernuzzi, O’Shea, Setti und Sommovigo fanden ein ähnliches Muster über 199 italienische und 330 britische Arbeitnehmende hinweg, wobei E-Mail-Unhöflichkeit von Kolleginnen und Kollegen mit Konflikten zwischen Arbeit und Privatleben sowie emotionaler Erschöpfung zusammenhing¹⁷. Das alles ist korrelative Selbstauskunft, belegt also nicht, dass eine knappe Nachricht Schlaflosigkeit verursacht. Es belegt, dass die mehrdeutigen Nachrichten die teuren sind.

Was also tun

Wenn du die empfangende Person bist: Die Basisrate sagt, dass du es wahrscheinlich ungefähr richtig liest, besonders bei jemandem, den du gut kennst. Die Zonen, in denen sich Fehldeutungen konzentrieren, sind einmalige Nachrichten von Menschen, mit denen du keine gemeinsame Geschichte hast, und Nachrichten, bei denen du selbst den Kontext hinzufügst, den die sendende Person gar nicht hatte. Wenn es wichtig ist und du es nicht einschätzen kannst, frag nach, denn die Alternative ist, die Mehrdeutigkeit einen ganzen Tag lang mit dir herumzutragen, und die Forschung sagt, das ist die Variante mit den Kosten.

Wenn du die sendende Person bist: Dein Ton kommt schlechter an, als du denkst, und die Lösungen, für die es tatsächlich Evidenz gibt, sind unspektakulär. Schick keine Drei-Wort-Antwort auf etwas, das jemanden Mühe gekostet hat. Zersplittere eine Nachricht nicht in sechs Sendungen, wenn du genervt bist. Achte auf den abschließenden Punkt bei einer Ein-Wort-Antwort. Sag das, was du meinst, ausdrücklich, statt es dem Erraten zu überlassen, wofür es direkte experimentelle Unterstützung gibt: Eine einzige Zeile, die Erwartungen klärte, beseitigte in einer Studie mit 4.004 Berufstätigen ein dokumentiertes Missverstehen¹⁸.

Knapp „Noted.“

Kommt beim Absender als effizient an · sagt der anderen Person nichts darüber, was als Nächstes passiert

Ausdrücklich „Alles klar, ich schicke dir die überarbeiteten Zahlen bis Donnerstagnachmittag.“

Subtext markiert die Version deiner Nachricht, die kälter wirkt, als du gemeint hast, und bei der Arbeit geht es dabei fast immer um Länge und Zeichensetzung, nicht um Wortwahl. Es sagt dir auch, wenn nichts falsch ist.

Kostenlos zum Start, auf dem Handy oder im Browser.

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Denkst du, ich habe hier eine Studie falsch gelesen, oder kennst du Forschung dazu, die ich übersehen habe? Sag es mir.

Samet Durgun ist Mitgründer von Subtext, einer App, die den emotionalen Ton deiner Nachrichten erkennt und sie in deiner eigenen Stimme neu schreibt. Er lebt in Berlin.

Quellen

Nummeriert in der Reihenfolge, in der sie oben erscheinen. Wo eine Zahl nicht anhand der Primärquelle verifiziert werden konnte, sagt der Text das. Stand: 28. August 2026.

1. Kruger, J., Epley, N., Parker, J., & Ng, Z.-W. (2005). Egocentrism Over E-Mail: Can We Communicate as Well as We Think? Journal of Personality and Social Psychology, 89(6), 925 bis 936. Die Zahlen 88,8 und 70,4 stammen aus Studie 3, mit 154 Paaren. https://web-docs.stern.nyu.edu/pa/kruger_email_ego.pdf
2. Byron, K. (2008). Carrying Too Heavy a Load? The Communication and Miscommunication of Emotion by Email. Academy of Management Review, 33(2), 309 bis 327. Ein konzeptionelles Paper ohne Stichprobe und ohne Effektstärke. https://doi.org/10.5465/amr.2008.31193163
3. Sillars, A., & Zorn, T. E. (2021). Hypernegative Interpretation of Negatively Perceived Email at Work. Management Communication Quarterly, 35(2), 171 bis 200. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0893318920979828
4. Pollmann, M. M. H., & Roos, C. A. (2025). “I get u”. People correctly interpret the tone of text messages and emails. Computers in Human Behavior Reports, 18, Artikel 100689. https://doi.org/10.1016/j.chbr.2025.100689
5. Gunraj, D. N., Drumm-Hewitt, A. M., Dashow, E. M., Upadhyay, S. S. N., & Klin, C. M. (2016). Texting insincerely: The role of the period in text messaging. Computers in Human Behavior, 55, 1067 bis 1075. https://doi.org/10.1016/j.chb.2015.11.003
6. Poirier, R. C., Cook, A. M., & Klin, C. M. (2025). Read. This. Slowly: mimicking spoken pauses in text messages. Frontiers in Psychology, 16, Artikel 1410698. Das Ergebnis von d = 1,16 stammt aus Experiment 1, mit 80 Teilnehmenden. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2025.1410698
7. Glikson, E., Cheshin, A., & van Kleef, G. A. (2018). The Dark Side of a Smiley. Social Psychological and Personality Science, 9(5), 614 bis 625. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/1948550617720269
8. van der Lee, C., Vermeulen und Kolleginnen und Kollegen (2023). A preregistered replication of Glikson et al. Experiment 3. Collabra: Psychology, 9(1), 90195. Daten unter osf.io/n7yc4. https://online.ucpress.edu/collabra
9. Courtice, E. L., Lawrence, M., Collin, C. A., & Boutet, I. (2026). Emojis at Work: The Effects of Emoji Use on Perceptions of Competence and Appropriateness. Collabra: Psychology, 12(1), Artikel 147309. 243 Teilnehmende; Vignettenstudie. https://doi.org/10.1525/collabra.147309
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11. Yin, Y., Appel, G., & Wakslak, C. J. (2025). “Nice to meet you.(!) Gendered norms in punctuation usage.” Journal of Experimental Social Psychology, 121, Artikel 104812. Fünf präregistrierte Studien plus zwei archivbasierte Studien. https://doi.org/10.1016/j.jesp.2025.104812
12. Byron, K., & Baldridge, D. C. (2007). E-Mail Recipients’ Impressions of Senders’ Likability. Journal of Business Communication, 44(2), 137 bis 160. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0021943606297902
13. Körner, R., Overbeck, J. R., Körner, E., & Schütz, A. (2024). Sense of power and language. Zwei Zero-Acquaintance-Studien mit kurzen schriftlichen Selbstbeschreibungen, keine Arbeits-E-Mails.
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15. Leaper, C., & Robnett, R. D. (2011). Women Are More Likely Than Men to Use Tentative Language, Aren’t They? Psychology of Women Quarterly, 35(1), 129 bis 142. 29 Studien, 3.502 Teilnehmende, d = 0,23. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0361684310392728
16. Yuan, Z., Park, Y., & Sliter, M. T. (2020). Put You Down Versus Tune You Out: Active and Passive Email Incivility. Occupational Health Science. Teilweise gefördert durch ein Pilotstipendium des Heartland Center for Occupational Health and Safety, mit CDC- und NIOSH-Ausbildungsstipendium T42OH008491. https://link.springer.com/journal/41542
17. Bernuzzi, C., O’Shea, D., Setti, I., & Sommovigo, V. (2024). “Mind your language! How and when victims of email incivility from colleagues experience work-life conflict and emotional exhaustion.” Current Psychology, 43(19), 17267 bis 17281. 199 italienische und 330 britische Arbeitnehmende; querschnittliche Selbstauskunft. https://doi.org/10.1007/s12144-024-05689-z
18. Giurge, L. M., & Bohns, V. K. (2021). “You don’t need to answer right away!” Organizational Behavior and Human Decision Processes, 167, 114 bis 128. Acht präregistrierte Studien, 4.004 Berufstätige. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597821000480